פסח מעבר לפינה ואווירת הסדר והניקיון כאן איתנו.
יש לנו חשק עז להשיל, להסיר מעלינו ולפנות מקום להתחדשות האביב.
אך יש מקום אחד שרובנו נוטים לשכוח לסדר וזה.. המידע הדיגיטלי שלנו!
בוואטספ, במחשב, בענן ובמייל.
באפליקציית המשימות בה נמצאות אינסוף משימות שלא נגיע אליהן.
ובענן שכבר נגמר בו המקום ואנחנו נדחקים להוסיף עוד נפח אחסון.
בפרק דיברנו על:
- איזה דברים מגובים במידע האישי? יומן, מייל,תמונות, קבצים, מסמכים חשובים, מסמכים של העסק, מידע רפואי, אנשי קשר, ססמאות, נוסטלגיה..
- למה צריך לנהל את המידע האישי? ואיך זה יכול לחסוך לנו כסף?
- איך מתחילים לעשות סדר דיגיטלי ובאמת גורמים לזה להיות מסודר ומנוהל. עם התייחסות לאופן חלוקת התיקיות ובחירת פלטפורמת האחסון.
- סדר במידע העסקי, החל ממערכת crm ועד להצעות מחיר. איך עושים את זה מסודר?
- סדר דיגיטלי בטלפון - גיבוי הוואטספ, אפליקציית הפתקים וגיבוי התמונות.
פרק סופר פרקטי שמומלץ ליישם את המיון וסידור תוך כדי האזנה לו.
תאריך עליית הפרק לאוויר: 30/03/2023.
ארבל: ברוכים הבאים לפרק שלנו היום, בואו נדבר על סדר דיגיטלי. בעולם הדיגיטלי אנחנו באמת צוברים הרבה בלגן, גם במחשב, בענן, במייל, בטלפון, וכמובן במידע האישי.
אז הפרק הזה הולך לעשות לכם סדר, באיך לגשת לסדר דיגיטלי.
פתיח ומתחילים.
[מוזיקה]
היי, אני ארבל מ"החשק לסדר", והגעתם לפודקאסט שלי, "עושים סדר". כאן נדבר על ההשפעה העמוקה של הסדר בחיים שלנו, בפן הפיזי, הרגשי והמנטלי.
יאללה, בואו נעשה סדר.
[סיום מוזיקה]
נקבל את האורחת שלנו לפרק היום, דבי קצב.
היי דבי.
דבי: היי, היי.
ארבל: מה שלומך?
דבי: כיף להיות כאן. כיף להיות כאן, שלומי מצוין, אני שמחה להתארח, במקום להיות המראיינת.
ארבל: נכון.
דבי: אלא להיות בכיסא של המרואיינת וזה כיף לי, אחרי שאת התראיינת אצלי. עשית לי די את הסיפתח.
ארבל: נכון, ממש לפני…
דבי: לפני שנה וקצת, דצמבר 21', פרק 27 בפודקאסט שלי, "המתקצבת".
ארבל: מוזמנים גם להאזין אליו, ובכלל, לכל הפודקאסט של דבי.
דבי: אנחנו גם נדבר עליו טיפה.
ארבל: נכון. כן, אנחנו נדבר עליו קצת, כן, גם. אז לפני שנתחיל, תספרי לנו קצת עלייך.
דבי: אוקיי, אז אני… כבר, מ-2011 בעצם, שזה הרבה שנים, כמעט 12 שנה, עוסקת, עצמאית, ועוסקת בתחום של ניהול כלכלי אישי ובשנים האחרונות, גם הוספתי את התחום של ניהול מידע אישי ועסקי, בעולם, בעידן הדיגיטלי, אוקיי? ש… כן, והפודקאסט שלי, "המתקצבת", שזה בעצם סוג של בייבי שלי, של… נכון שהוא כלי שיווקי, אבל מבחינתי הוא… הוא יותר מזה. הוא באמת אפשר לי גם להגיע לאנשים מאוד מעניינים ולראיין אותם, ולחקור בכל מיני תחומים, ולהתעמק.
קודם הייתי עושה את זה בבלוג, והיום אני עושה את זה בפודקאסט. לפעמים גם בבלוג וגם בפודקאסט, אבל זה משהו אחר ואת התארחת אצלי כשרציתי לדבר על הקשר בין סדר לכסף.
ארבל: נכון.
דבי: אוקיי, סדר בבית, במיוחד סדר פיזי, ואם את זוכרת, ותאזינו, פרק 27, "המתקצבת", פרק מהמם, ונתנו המון המון היבטים שונים שאפילו אני לא חשבתי עליהם, אני עשיתי שם ממש מחקר, זוכרת ששלחתי לך.
ארבל: נכון.
דבי: ועל כל דבר, על כל… ממש רציתי, מחקרים מכל מיני אוניברסיטאות על הקשר בין הדברים האלה, ונתנו את הדגשים שלנו ואת נתת את הרעיונות שלך ובאמת הראינו שהקשר בין סדר לכסף הוא מאוד מאוד עמוק.
ארבל: נכון.
דבי: בבית, אוקיי? נכון שגם סדר בחיים, ובטח במידע, ואנחנו נדבר על זה היום, אבל הקשר בין סדר לכסף הוא ב… המון המון רבדים שונים, בדיוק, גם מבחינת היכולת, דווקא, ליצור הכנסה בזכות סדר, וגם כמובן לחסוך כסף, להוציא פחות.
ארבל: נכון.
דבי: וכל מיני דברים אחרים.
ארבל: ואני חייבת לומר שבאמת הפודקאסט שלנו הוא סופר פרקטי, גם לקראת הפרק שלנו, האזנתי לפרק שאת אמרת לי, על ההבדל בין מידע אישי לניהול ידע. ובאמת את מתייחסת לכל המונחים האלה באופן הכי מקצועי, ואת חוקרת ומעמיקה, ואני חושבת שכל מי שהנושא הזה קרוב לליבו, מרגיש שהוא רוצה לעשות שם סדר מעמיק, ולעבוד בצורה איכותית יותר, אז הפודקאסט שלך הוא הדרך הכי טובה להתחיל.
דבי: כן, זה נקודת התחלה, זה נקודת התחלה. כמובן שפודקאסט הוא לא הכול, עדיין יש דברים שצריך לעשות, להראות אותם ולעשות אותם לעומק, כמו אצלך, בסדר בבית, צריך בסופו של דבר לא רק להאזין, אלא גם להזמין אותך ולעשות.
ארבל: רציתי בעצם לומר לך, לשאול אותך, איזה דברים מגובים בעצם במידע האישי שלנו? כאילו, מה הכוונה למידע האישי?
דבי: אוקיי. אז היום מידע אישי זה כמעט כל דבר, ונכון שבהתחלה כשאני אומרת את המילים האלה אז קשה לחשוב על מה, אבל ברגע שעכשיו אני אפרוט את זה, את פתאום תגידי, "וואו, נכון!", אז נתחיל בדבר הכי פשוט, אפילו היומן שלנו, הגוגל קלנדר שלנו, או מי שעדיין משתמש אפילו ביומן רגיל, זה גם מידע. מתי אני צריכה להיות, ואיפה ולמה, ואיפה הייתי ולמה, ומה עשיתי ואני שמה ביומן כמעט הכול. אני שמה ביומן גם את המבחנים של הילדים שלי, כמובן, תורים רפואיים של כל המשפחה, אפילו יציאות עם חברים, וכמובן דברים עסקיים, פגישות עם לקוחות, פגישות עם שותפים, הקלטות של פרקים.
ארבל: שאם אין לזה סיסטם…
דבי: הכל, הכל נמצא לי ביומן.
ארבל: יכול להיווצר ממש בלגן, זה יכול לראות כמו גוש עמוס של מידע.
דבי: וההפך גם, זאת אומרת שכשמשתמשים ביומן, היומן קלנדר הפשוט של גוגל, אוקיי?
ארבל: אני מתה עליו.
דבי: בצורה נכונה, הוא יכול להיות, לי הוא חוסך כל כך הרבה זמן, גם, את יודעת, גם לראות אחורה, מתי עשיתי ציפורניים לצורך העניין, אם אני כותבת את אפילו את הדברים האלה בצורה קונסיסטנטית ועקבית, בשני קליקים אני יכולה לראות מתי הייתי, ומתי שוב אני אהיה, ואולי שכחתי בכלל לקבוע תור.
אז נתחיל מהיומן, אחר כך יש את כל העניין של המייל.
עכשיו, המייל הוא כלי, הוא לא באמת המידע עצמו בתוך המייל יש, מגיע כל מיני, מגיעים, מגיע, או מגיעים, כל מיני סוגי מידעים שונים. אם זה חשבונות, אוקיי? שהיום כמעט הכל מגיע במייל.
ארבל: ואם לא, תבקשו, תבקשו.
דבי: מארנונה, חשמל.
ארבל: תבקשו, תבקשו.
דבי: נכון, אצלי הכל מגיע. ארנונה, חשמל, גז, מים, וכמובן אינטרנט וסלול… הכל, הכל, הכל מגיע בזה. וגם שם צריך להשתמש בזה בצורה חכמה, כי זה מידע שלנו על עצמנו.
בואו נמשיך על דברים כמו תמונות, סרטונים שאנחנו מצלמים, שאנחנו מקבלים אין סוף של הדבר הזה, ואנחנו בטח ניכנס לזה הרבה יותר.
ארבל: גם בסוף לא מסתכלים על זה, ברוב שעמוס שם.
דבי: אנחנו נגיד נדבר על זה הרבה, אני רוצה פשוט לפרוט את כל הסוגים.
מסמכים חשובים שאנחנו מקבלים תעודה כלשהי, אפילו תעודות של הילדים של בית ספר, או צוואה, או… לא יודעת מה, תעודת פטירה לא עלינו, או כל מסמך אחר חשוב שאנחנו מקבלים, או שיש לנו אפילו, את יודעת מה? עותק של תעודת הזהות שלנו, של הדרכון שלנו.
כלומר, כל מה שנחשב מסמך חשוב, כל אלה שאת אומרת, אני רוצה שהם יהיו לי זמינים שאם קורה משהו בבית, אני מיד לוקח את הדבר הזה ויוצא מהבית יחד עם הטלפון, זה אלה.
מסמכים של העסק, אם יש לך עסק, או אפילו אם את שכירה. יש את ההסכם עבודה ואת התלושי שכר ואת המאה ושש וכל מיני דברים כאלה, ולא אמרתי עוד, תחום ענק, מידע רפואי שלנו, אוקיי, בדיקות, תוצאות של בדיקות, הפניות, סיכומים, כל מה שקשור לדבר הזה, שנכון שרובו היום נמצא באתר של קופת החולים שלנו, אבל עדיין, א', לא הכל נמצא שם, יש… אנחנו הולכים לרופאים פרטיים, זה לא נמצא שם.
ארבל: נכון.
דבי: גם באתר, האתרים, כמה שהם השתפרו, הם עדיין לא כל כך קלים לניווט, בטח שאם את רוצה להסתכל על כמה דברים בבת אחת ולעשות השוואות ולראות מגמות או משהו כזה, אז לא הכל קל. יש אפילו נושאים כמו למשל אנשי קשר.
אנשי קשר, את יודעת, אנשי קשר, אנחנו לא חושבים על זה, אבל אנשי קשר זה מידע מטורף, הרי אנחנו אומרים תמיד שהרבה מהחיים שלנו הם בזכות הקשרים שלנו, ואנחנו לא מתחזקים את אנשי הקשר שלנו בטלפון, אוקיי? בצורה חכמה שבאמת תועיל לנו. אני אתן לך דוגמה.
אם שומרים אותי כ"דבי השכנה מקומה 4", וזה, כנראה ככה שמורה אצל רבים משכניי, אוקיי?
ועכשיו הם מעבירים אותי, את ה… את יודעת, את האיש קשר שלי בוואטסאפ למישהו ששאל אותם אם הם מכירים סתם מישהי לעזור להם בניהול כלכלי או בניהול מידע, והם מקבלים אותי כ"דבי מקומה 4", אני אומרת כאילו, למה? למה לא שמרתם אותי כ"דבי קצב, ניהול כלכלי, השכנה מקומה 4"? את מבינה? ואני עושה אותו דבר עם כל אנשי הקשר שלי, במיוחד עצמאים, אני משתדלת לשמור אותם בצורה כזאת שכשאני מעבירה הלאה, אז מיד יראו מי הם ומה הם ומה המייל וכל הפרטים החשובים. ובכלל, גם במה שנקרא האפליקציה של אנשי קשר, אפשר לעשות שימוש הרבה יותר טוב…
ארבל: לגמרי.
דבי: שגם הוא חוסך לנו הרבה זמן וכסף.
ארבל: אני גם אתן כאן דוגמא, באנשי קשר…
דבי: ובואו נראה איזה סוגים. רגע, רגע, סיסמאות, סיסמאות גם, שאני לא אשכח.
ארבל: אוהה, סיסמאות, זה ממש חשוב.
דבי: נוסטלגיה, כל מיני פרויקטים שעשינו וכל מיני, ממורביליה וטיולים וכל התוכניות לטיולים, ואחר כך מה הבאנו מהטיול וסיכומים. סליחה, עצרתי אותך.
ארבל: כן, הכל בסדר.
דבי: מה את אומרת?
ארבל: ברגע שאת מכניסה אותי לראש הזה, אז אני ככה נורא רוצה לשתף פיצוחים שאני עשיתי לגבי דברים שלי מבחינת הסדר באזורים האלה של המידע האישי. אז למשל, באנשי קשר, בעצם לאורך השנים, כשפנו אליי אנשים להתעניין בשירות שלי, היה… התחלתי באיזשהו שלב לשמור אותם באיזשהו אופן. שם, שם משפחה, האות מ, כאילו מתעניינת, מאיפה ותאריך.
למה זה טוב? כי אז יכולתי לחזור לאחורה ולהבין ממתי הייתה הפנייה הראשונה, אולי מה היה התמחור שלי אז, אולי איזה שירותים נתתי, אולי למצוא את זה יותר בקלות ביומן. ואז באמת ככה, יש איזושהי התנהלות שהיא הרבה יותר קלה לי, כי יצרתי סיסטמה שחוזרת על עצמה.
דבי: נכון.
ארבל: וההתמדה בזה היא הכי חשובה. אנחנו גם נגיע לזה.
דבי: נכון, אז אנחנו באמת לא נכנסנו עדיין לטיפים, אבל אני, את יודעת, אני כן אמשיך אותך בדבר הזה, אז אני עושה משהו מאוד דומה. אז אני כותבת את המילה לקוח או לקוחה או מתעניין, מתעניינת, ואת התאריך, זה באנשי הקשר, ואת האימייל.
ארבל: ממממ…
דבי: את האימייל גם, כן, כן, כן.
ארבל: יפה מאוד.
דבי: וזהו, אני לא רוצה לשים שם יותר מדי פרטים, אבל מה כן, ברגע שאני באמת שוחחתי עם מישהו, עם מתעניין או מתעניינת כאלו, אז יש לי קובץ אקסל, אני עדיין מאוד אוהבת אקסל.
כל מתעניין כזה נכנס כשורה באקסל.
ארבל: יפה.
דבי: ושם אני כותבת את הכל, את התאריך, איך הגיעו אליי, זה סוג של CRM כזה, של כל הפרטים, איך הגיעו אליי, על מה דיברנו, איזו הצעה נתתי, ואז, וכמובן, את ההצעת מחיר עצמה, לרוב אני נותנת הצעות שממש מסמך pdf, אז יש לי תיקייה, ואנחנו נדבר על התיקיות במחשב, שכמובן המחשב זה עוד עניין גדול, ונדבר עליו.
אז קיצור, את מבינה, ואתם מבינים גם, מאזינים, שיש פה המון סוגי מידע אישי.
ארבל: וואו.
דבי: שאנחנו חושבים היום, מה קורה היום בעידן הדיגיטלי? שאנחנו לא רואים אותו פיזית, זה הכל נמצא בתוך המכשירים שלנו, או… האמת שזה נמצא בענן, יותר נכון.
אם זה בטלפון, זה בעצם בענן אצל רוב האנשים, אז אנחנו לא רואים את זה, אז אנחנו חושבים שהכל סבבה, והכל מסודר, ואין בכלל מה לחשוב על זה. אבל, יש אבל מאוד גדול, זה לא מסודר, זה האמת שזה מאוד מאוד מאוד מבולגן. אני יכולה להמשיך, או את רוצה לשאול אותי עוד שאלות על ה…
ארבל: אז בעצם, מכאן אנחנו נתחיל לצלול לעומק הפרק, אני רק ככה אציין באופן רחב, כדי שאתם תדעו לאיזה דוגמאות אנחנו הולכות להתייחס ביותר פירוט בהמשך. אז בעצם נדבר עוד מעט על מה זה בעצם ניהול מידע אישי? איך עושים את זה? איך מגיעים לזה? ואיך מתחילים לעשות סדר דיגיטלי? כלומר, ממש איזה שהם נקודות ספציפיות, שמתייחסות לפלטפורמת האחסון, לאיך למיין את הקטגוריות השונות על פי הצרכים שלכם.
בהמשך יהיה גם ספציפית לכל בעלי העסקים כאן, סדר במידע העסקי, מה חשוב לדעת על זה, וסדר דיגיטלי בטלפון, שרלוונטי לכולנו, כי למי אין עומס של הודעות בוואטסאפ ובעוד אפליקציות?
דבי: הבייטים, ובכלל מקום בטלפון.
ארבל: נכון.
דבי: רוב האנשים, מה הם עושים? נגמר המקום, אז הם קונים טלפון חדש. זה תירוץ נהדר.
אבל זה לא באמת ככה, יש הרבה מה שאפשר לעשות. ואגב, אחת הדברים שאני אומרת גם כשאני מדברת על הנושא הזה, במיוחד בהרצאות, וזה מאוד מתקשר לתחום שלך, שמה שקורה היום עם כל המידע הזה, שהוא באמת בפורמט של בייטים, נקרא לזה, זה… אני מנסה להקביל את מה שקורה היום, וזאת בעצם הבעיה, לתחום שלך, וזה מאוד מתחבר. למה?
כי ניקח את התחום של הבית, בסדר? ועכשיו את, או כל אחד, מגיע הביתה עם קניות לבית, את יודעת, כל מיני חפצים, ומוצרי מזון, ומוצרי טואלטיקה, ומוצרי ניקיון, ותארי לך, היינו מגיעים עם כל הדברים האלה, וכל פעם רק משאירים את זה בכניסה לבית, אוקיי? איפה שזה קל.
הגענו הביתה, פתחנו את הדלת, שמנו את השקיות, אולי הוצאנו את זה מהשקיות, שמנו על השולחן, והכל, הכל, הכל נשאר בכניסה. למה? כי זה קל. לא טרחנו לקחת כל דבר למקום שלו, למזווה, למקרר.
ארבל: אולי אין מקום.
דבי: לא, אפילו אם יש מקום. סתם, זה נוח.
ארבל: לא, אולי אין מקום קבוע של כל דבר, זאת הכוונה.
דבי: גם, אבל אפילו אם יש, מה קורה? אנחנו, נגיד היינו משאירים הכל שם. נכון שזה לא הגיוני, אי אפשר להשאיר את כל הדברים שאנחנו מביאים הביתה בכניסה, בהול, אי אפשר.
אנחנו חייבים לשים את זה במקום, כי גם כדי שהבית יהיה יפה בכניסה, וגם כדי שנוכל למצוא את זה ולהשתמש בזה. אז מה שקורה עם המידע האישי היום, ובגלל זה אני אומרת שיש בלאגן, שבגלל שהמידע מגיע מכל המקומות האלה שאמרנו, גם המייל, גם הוואטסאפ, גם קצת פיזי, אגב, עדיין יש ניירות, ומכל מיני אתרים שאנחנו מורידים, אינסטגרם, כל מיני, אז מה שקורה זה שהוא נשאר שם, אוקיי? בגלל שאנחנו לא רואים אותו, אנחנו חושבים שזה מסודר.
אבל ברגע שזה נשאר שם ולא באמת זז למקום שהוא צריך להיות בו, ואנחנו תיכף נדבר מה המקומות האלה, אז זה בדיוק כמו שאם היינו מגיעים הביתה וכל פעם משאירים את הקניות שלנו, בכניסה לבית. תחשבו על זה ככה, את מבינה את ההקבלה?
ארבל: נכון.
דבי: אוקיי, ולא רואים את זה פשוט.
ארבל: זה למה אנחנו צריכים לעשות ניהול במידע האישי. כמו שאת אמרת, בעצם הסברנו את זה ככה בין השורות. רוצה להתייחס מה זה אומר ניהול המידע האישי?
דבי: אוקיי, אז למה אני קוראת לזה ניהול ולא רק סדר וארגון? ואני יודעת שהמילה ניהול היא כאילו מקשה על ההבנה, אבל אני מתעקשת, כי יש פה בעצם… מה זה ניהול? ניהול זה תהליך שלם, זה תהליך שמתחיל בתכנון, אוקיי? עובר ליישום, לביצוע, לארגון בעצמו, ואחר כך צריך לעשות איזשהו מעקב ואיזשהו… ולראות אם זה עובד ולא עובד, וצריך אולי לשנות.
כלומר, אנחנו צריכים כל הזמן גם לתכנן, נכון שרוב הזמן זה יהיה בביצוע עצמו, בארגון עצמו, אבל לפני זה צריך, חייבים לעשות חשיבה, ואולי גם כמה פעולות, אנחנו נדבר על זה, כדי שאנחנו נוכל לעשות את ה-ongoing, את הארגון השוטף, כל הזמן. אז בגלל זה, זה ניהול ולא רק ארגון, בסדר? כי זה דורש מחשבה, תכנון, ועשייה, ובסוף גם איזשהו היזון חוזר ובדיקה אם זה באמת עובד לנו, אוקיי? אז זה ניהול מידע אישי, אוקיי?
ארבל: אז זה בעצם, כאילו, גם קבלת ההחלטה לעשות את זה לפנות לזה זמן, נכון?
דבי: בסופו של דבר, בהתחלה חייבים לפנות לזה זמן, ואחר כך זה נכנס לאיזשהו שוטף, שכמובן גם אותו, אפשר לחשוב, אם אני עושה את זה ongoing או פעם בשבוע.
אבל בואי, אנחנו מדברות באוויר קצת, אז אנחנו נגיע תיכף לפרטי פרטים. אז אני מחכה לשאלות שלך, כי אני יכולה לדבר על זה עכשיו כל הזמן שנותר בקלות.
ארבל: אוקיי, אז יש לך איזה שהן דוגמאות לבלאגן מוסווה במידע הדיגיטלי?
דבי: וואו, בוודאי. אוקיי, אז קורה הרבה פעמים, ואני רואה את זה גם אצל לקוחות שלי, שהם יודעים ששמרו את הקובץ, הוא הגיע במייל, או הם הורידו את זה מאיזה אתר, איזשהו pdf נגיד, והם יודעים שזה במחשב, הם יודעים. אבל מה קרה? הם לא שינו את השם, או זאת אומרת, סרקו משהו, סרקו משהו בטלפון או במדפסת עם הסורק, והוא קיבל את ה-scan009, בסדר? או איזשהו מספר כזה XYZ, דה דה דה דה, כל מיני כאלה, מספרים שהם לא עברית, הם לא שמות הגיוניים.
ארבל: אי אפשר למצוא אותם בחיפוש.
דבי: יפה, אז לקובץ אין שם הגיוני, אז הם לא מוצאים אותו, ולא רק זה, כי גם אם לא היינו שמים את אותו קובץ במקום הנכון, נגיד עכשיו במחשב, בסדר? אם הוא היה עם שם הגיוני, היינו בחיפוש מוצאים אותו, גם אם הוא היה תקוע לנו ב-downloads, בסדר? אבל ברגע שהוא בלי שם הגיוני, וגם לא שמור במקום, במקום שבו הוא צריך להיות, אבל אני קוראת לזה "במדף הנכון", אז אנחנו לא נמצא אותו, ואז או שאנחנו צריכים עכשיו לחזור על הפעולה, לפעמים צריך אפילו לשלם שוב כדי לקבל את אותו מידע, וזה עולה לנו כסף.
ארבל: מצוין.
דבי: אז זה סוג של בלאגן מוסווה, והרבה פעמים אני רואה, באמת, כשאני כן נכנסת פנימה למחשב של מישהו או לענן של מישהו, את אותו קובץ כמה פעמים, כי הם פשוט לא זוכרים איפה הם שמו אותו ולא נתנו לזה שם נורמלי. אוקיי, אז זו דוגמה אחת.
ארבל: יש עוד דרכים בהן, הסדר במידע יכול לחסוך לנו כסף, בעצם לא לבקש שוב את אותו קובץ שהיינו צריכים…
דבי: כן, בטח, בטח, בטח, בטח. אז מה שאמרנו קודם, גם הקטע של הטלפון, של המכשירים עצמם, אוקיי? שאנשים, ואני שומעת את זה כל הזמן, "אוי, הטלפון שלי מלא, אני צריכה לקנות טלפון חדש". עכשיו, במה הוא מלא? במה הוא מלא? בואי, במה הוא מלא?
ארבל: בכל מיני שטויות שאנשים שלחו בוואטסאפ.
דבי: נכון, סרטונים, תמונות, או שצילמנו בעצמנו או שקיבלנו, ואנחנו, בואי נגיד לך, אני הייתי אומרת ש-60% אנחנו לא צריכים.
ארבל: נכון.
דבי: אפילו עזבי להוציא את זה ולשמור את זה במקום אחר. גם אם אינו משאירות את זה בטלפון, זה פשוט לא צריך להיות שם.
ארבל: נכון.
דבי: זה שטויות, שטויות, שטויות, שטויות. אגב, וגם אני בעבר, גם אני חטאתי בדברים האלה, עד שהבנתי, באמת, עד לפני כמה שנים, שהבנתי שזה לא הגיוני לפעול ככה, באמת לא הגיוני.
ארבל: למה?
דבי: אז אנשים, כי אני שומרת שטויות, כל מיני צילומי מסך של כל מיני דברים של פוסטים בפייסבוק שמישהו שלח לי, ואין לזה שום משמעות, ופשוט לא טרחתי באותו רגע, לא הבנתי.
לא הבנתי, אז שמרתי, ולא מחקתי.
ארבל: נכון, אבל מה המשמעות העמוקה בעצם? אני יכולה גם אולי כאן להוסיף מהמקום שלי, זה שעומס יוצר לנו בלאגן, בלאגן בראש, אנחנו לא רוצים אפילו לגשת לאפליקציה תמונות, לפתוח אותה ולהסתכל על התמונות היפות שלנו בעבר.
דבי: נכון, זה מפחיד, כי הכל כזה עמוס ומבולגן, ואנחנו רואים מלא מלא מלא מלא פריטים קטנים שלא רלוונטיים.
דבי: נכון. מלא סקרינשוטס.
ארבל: לא רלוונטיים, וכן.
דבי: נכון, אז זה יוצר לנו בלאגן בראש, אבל עוד עלות, אז כאילו, קודם כל, יש את עלות של המכשירים, ואותו דבר, אגב, עם המחשב. אוקיי, כי אנחנו… אנחנו נדבר על זה, אבל גם המחשב משמש בסופו של דבר גם סוג של מקום אחסון, וזה בסדר, אבל גם שם צריך לדעת מה כן ומה לא. וגם הנושא של עננים. עוד דבר שאני רואה שאנשים עושים, במקום לשלם את השמונים שקלים לשנה לגוגל, המאה ג'יגאבייט הזה, אז אנשים פותחים עוד אימייל ועוד אימייל ועוד אימייל כדי לקבל חמישה עשר ג'יגאבייט בחינם, ואז הבלאגן עוד יותר גדול, אוקיי?
אז או הם כאילו חסכו כסף, אבל הם לא חסכו כסף בסופו של דבר כי הם הגדילו את הבלאגן.
ארבל: נכון.
דבי: ועכשיו, נניח כן שילמו את השמונים שקלים, בסדר? שבאמת היום הרבה אנשים משלמים שמונים ויותר, ואגב, אני אגיד בסוגריים, עדיף לשלם שמונים שקל פעם בשנה, ולא שמונה שקלים בחודש, למה? חסכתם עוד 16 שקלים, משהו כזה. לא עושה את החישוב כרגע, אבל עדיף לשלם שנתי את רוב הדברים האלה, זה באמת לא כסף גדול. גם לראות את זה כל חודש, שמונה שקלים, שמונה שקלים, איזה מעצבן. אז תשלמו את זה פעם בשנה.
אבל גם אם שילמתם שמונים או מאה עשרים, או כמה שעולה המדרגה הבאה, או לא משנה כרגע, אולי זה אפילו לא גוגל דרייב, גם שם, אנחנו לא רוצים למלא את זה בשטויות. גם זה מתמלא. אז מה קורה? אז אנשים באמת מתמלא, עוד פעם, לא עושים את הסדר, לא מוחקים, זה מתמלא בשטויות, ואז הם צריכים באמת לשלם לעבור למדרגה הבאה, כשלא צריך…
ארבל: קרה לי השנה.
דבי: והיו שם שטויות?
ארבל: היו גם דברים שהם שטויות, אבל בגלל שבטלפון שלי יש גם את התמונות הפרטיות וגם את התמונות של העסק, של הלקוחות, של סרטונים שאני עושה, אז אני באמת, זה תופס הרבה נפח מאוד גדול, אבל עכשיו את גרמת לי להבין שבאמת, לא עשיתי שם סדר יסודי. לא עברתי בצורה יותר ממוקדת, ונתתי לזה זמן, כדי בעצם לחסוך לעצמי אולי את המעבר למדרגה הבאה בתשלום.
דבי: נכון, כי אין דרך חזרה, אגב. Once עשינו את זה… אפשר, טכנית אפשר, כן, אבל אנחנו בראש, לא נחזור אחורה, אלא אם כן באמת מחקנו המון, ועשינו את העבודה, אבל החברות האלה מאוד חכמות, מה הן עושות? הן נותנים לך כאילו benefits נוספים על זה שאת עברת למדרגה הבאה, ואז את לא רוצה כאילו… וזה שטויות, כן? אבל עדיין, אנחנו מתמכרים ל… איזשהו עוד, איזשהו טריק וזה וזה, אז אנחנו לא רוצים לחזור אחורה.
אז אני מאוד נזהרת, אני משהו כמו… בגוגל דרייב אני ב-56% או משהו, וזה, אני… את אייפוניסטית, אני יודעת, נכון? אני אנדרואיסטית, ואני יודעת שגם הוואטסאפ שלי מגובה לשם, ויש לי, והאימייל, והגוגל פוטוס, והכל בסדר, אבל אני עובדת מאוד קשה לא לעבור את ה-60%, כי אני לא רוצה שזה אפילו יפגע ב… זה בראש שלי אולי, אולי טכנית זה לא נכון, אבל אני, יש לי הרגשה שככל שזה יותר מלא, אז גם התגובתיות תהיה יותר נמוכה.
ואגב, אני גם שומרת, אנחנו נדבר על זה עוד מעט, אצלי רוב החיים נמצאים דווקא בדרופבוקס, הגוגל הוא רק גיבוי.
ארבל: יפה.
דבי: ובגלל הוואטסאפ בעיקר.
ארבל: אז בעצם, כשאנחנו לא מנהלים את המידע האישי שלנו, ולא עוברים על הדברים בענן, דברים שמגובים, הדברים בטלפון, בסוף מישהו מרוויח מזה כסף, וזה לא אנחנו. [צוחקת]
דבי: כן, אגב, עוד דבר שרציתי להגיד פה, וזה חשוב שאנשים יבינו, ואני באמת, אני צועקת את זה איפה שאני יכולה. לא צועקת, אבל אומרת, אני לא אוהבת לצעוק, שמה קורה עם הדבר הזה? העננים זה big money, אוקיי? זה lots of dollars לכל החברות האלה. החל מגוגל, דרך אפל עם ה-iCloud, דרופבוקס, סמסונג, אדובי, כמעט כל חברה יש לה היום ענן, והם יודעים שבסופו של דבר מה שגורם להם, שיהיה להם כסף לאורך זמן, זה לא נגיד תשלום חד פעמי לאיזושהי אפליקציה, זה התשלום החודשי או השנתי לשמירה בענן.
זאת הסיבה שהרבה, אפילו… עוד פעם, את אייפוניסטית, אז את לא רואה את זה, אבל אני, נגיד, עם האנדרואיד שלי, עם הסמסונג, סמסמונג מנסה כל הזמן לפתות אותי לשמור בענן שלו ואני כל הזמן אומרת "לא רוצה, לא רוצה". אני כאילו ממש דוחה את הניסיונות שלו, כי אני לא רוצה לשלם על עוד ענן, כי זה לא רק כסף, זה גם כסף, אבל זה קודם כול בלאגן, אני רוצה שהדברים שלי יהיו במקום אחד או שניים…
ארבל: יפה.
דבי: גג, מסודר, לא רוצה. לא רוצה, לא שם, ולא באדובי, שגם כל הזמן מנסה, ולא ב-One, שאני עם מחשב של ווינדאוס וגם Microsoft One כל הזמן גם מנסה, עד שביטלתי את זה, כי זה כבר עיצבן אותי. אז כל החברות האלה מנסות לפתות אותנו בדרכים מאוד ערמומיות לשמור אצלם, כי הם יודעים שהמקום החינמי ייגמר מהר, ואז לא תהיה לאנשים ברירה, אלא לשלם על האחסון, ואז אנחנו עד הקבר, עם האחסון הזה וגם מעבר לו.
ארבל: נכון. אז באמת, בואי נתחיל לדבר על איך מתחילים לעשות את הסדר הדיגיטלי, כלומר, דיברת על השלבים שקודם כל עושים את התכנון, ואז בוחרים איפה הדברים יהיו, ואז עושים את הסדר עצמו.
דבי: אז אני אסביר מה זה תכנון. אוקיי, אז בואי נסביר מה זה תכנון.
ארבל: כן, תסבירי לנו את השלבים.
דבי: אוקיי, אז כשאני מדברת על תכנון, אני בעצם מדברת על שני דברים ואז אני חושבת שיש גם את הצדדים היותר של מה שאת כאילו נראה לי יותר מדברת עליו, של הביצוע עצמו.
השלב הראשון הוא לבחור באמת איפה אתם רוצים שכל ה… לרכז את המידע שלכם.
ארבל: נכון.
דבי: האם אתם רוצים שכל הדברים יהיו בגוגל, אוקיי? בדרייב. האם אתם רוצים שזה יהיה רק במחשב? האם אתם רוצים שזה יהיה בדרופבוקס או iCloud או לא יודעת מה, או כל פלטפורמה, או OneDrive, שזה גם בסדר ואתם גם צריכים להבין למה.
וצריך גם להתאים את זה לכם ולחיים שלכם, אפילו לפעמים למשפחה שלכם, ואם יש לכם עסק, אז גם לעסק. אני יכולה לתת פה דוגמה שלי, שכמו שאמרתי, אני בעלת עסק כבר 12 שנה, ויש לי משפחה, וכל הדברים אצלי שמורים באמת בדרופבוקס, אוקיי? אני עובדת איתו הרבה מאוד שנים, והדרופבוקס נמצא לי גם במחשב, זאת אומרת, הקבצים כן תופסים לי מקום במחשב עצמו, אבל הכל נמצא גם בענן, ושם זה המקום המרכזי שלי ויש לי שם, ותיכף נדבר על השלב השני בתכנון, את כל התיקיות שלי, ויש לי גישה אליהן מכל מכשיר אחר שאני רוצה, גם אם אני לא עם הטלפון שלי, ואם… לא עם המחשב שלי, בחו"ל, לא לקחתי, נגיד, לא את המחשב ולא את הטלפון, שזה לא קורה, אבל נניח, אני יכולה פשוט, אם אני זוכרת את הסיסמה מן הסתם, אני יכולה להיכנס בכל מחשב ולראות את כל הדברים שלי.
ארבל: מדהים.
דבי: אבל כאמור, רוב הזמן אנחנו גם עם הטלפון. יש אפליקציה של אותו ענן, ולא משנה כרגע אם זה One, דרופבוקס או Google Drive, ואני מדברת עליהן כי הן העיקריות. אני יכולה לראות הכל, לגשת להכל, לשמור שם דברים ולשלוף שם דברים גם מהטלפון.
אז קודם כול צריכה להתבצע חשיבה ולחקור את זה, כן, צריך טיפה לחקור, מה מתאים לי לבחור, ופה אני אומרת לא יותר משניים. ולמה אני אומרת לא יותר משניים, ולמה בעצם שניים?
אז קודם כול כי… Google Drive אין לנו ברירה. כי גם את כאייפוניסטית, אני מניחה שיש לך…
ארבל: אני עם תמונות, אני עם אפליקציה של תמונות, וזה מציל אותי ממש.
דבי: לגוגל פוטוס.
ארבל: כן.
דבי: גוגל פוטוס, בדיוק. אז יש לך את הגוגל פוטוס, יש לך את Gmail.
ארבל: נכון.
דבי: אוקיי? אז ואפילו הקלנדר, הדברים האלה…
ארבל: הדרייב, אני משתמשת בו מדהים.
דבי: יפה, אז אין ברירה, גם הרבה קבצים של שיתופיים שאנחנו מקבלים היום, להשתבץ לאיזה פיקניק, לכל מיני דברים, אולי היום משתמשים בסקרים של הוואטסאפ, אבל רוב האנשים עדיין משתמשים בכלים של גוגל לדבר הזה, ושולחים לך קובץ שיתופי, ואם אין לך כתובת Gmail, אין לך מה לעשות.
ארבל: נכון.
דבי: אז רוב האנשים צריכים שיהיה להם את ה… נקרא לזה את הכלי של גוגל גם אם הוא מינורי בשימוש שלו, גם אם זה רק ל… כמו שאת אומרת, לתמונות, ואולי לוואטסאפים יש להם אנדרואיד, אז אין ברירה, אוקיי?
ארבל: אני יכולה להגיד לך שגם עזבתי את וורד. אני הפסקתי לשלם להם, בעצם על Excel ו-Word, וכל התוכנות האלה במחשב, והעברתי את כל הקבצים שלי רק לענן, אני משתמשת רק בדרייב.
דבי: ב-Doc ו-Sheets?
ארבל: כן.
דבי: אוקיי, אז זה גם אפשרי.
ארבל: וגם באפליקציות עם תוכנות נוספות, שאני אדבר עליהן אחרי זה, מהקטע של המידע העסקי.
דבי: אני כל כך הרבה שנים עם מיקרוסופט, שאני לא מצליחה להתרגל לכלים של גוגל, וכמה שהם מופלאים, והם מופלאים, אני עדיין אוהבת את ה… את יודעת, אני לא נעים להגיד את מספר השנים, אבל אני באמת עובדת עליהם המון המון שנים.
ארבל: מדהים.
דבי: אז צריך לבחור, כמו שאמרתי, את הענן, וזה יכול את גוגל ועוד אחד. למה עוד אחד? אני חושבת שזה מסוכן לשים את כל הביצים שלנו, נקרא לזה, את כל המידע האישי שלנו, רק במקום אחד. את יודעת, גוגל חברה מאוד גדולה, נכון, היא מאוד אמינה, אבל you never know לי היה… באינטואיציה שלי, זה היה too much לשים את כל החיים שלי שם. נראה לי שאת פועלת אחרת, אולי את קצת עם אייפון וגוגל, אני לא יודעת.
אבל אני… לי מאוד נוח שדווקא החיים האמיתיים שלי, מה שנקרא, והמידע של הלקוחות שלי והכל, לא נמצא שם.
ארבל: אוקיי, קורה.
דבי: אני מרגישה יותר בנוח שזה לא שם. ואז אני אומרת, יש לי את המרכזי שלי, שזה דרופבוקס, ויש לי את הדרייב, שזה לדברים מאוד מאוד מסוימים, אז תבחרו איזה שני עננים. והדבר הבא בתכנון זה, ונראה לי שגם את מדברת על זה, זה הנושא שנקרא לוגיקת תיקיות. [ארבל מהמהמת בהסכמה] שזה בעצם לבנות את ה… נקרא לזה, גם יש את המילה עץ תיקיות, שמתאים לחיים שלנו. אוקיי? ורוב האנשים, יש להם את אותם דברים בלוגיקת תיקיות הזו, בסדר?
ארבל: נכון, כמו קטגוריות בבית.
דבי: נכון. ואז לבנות את זה בדרייב, או בדרופבוקס, או ב-OneDrive, ממש לבנות את זה בפנים, ממש, תיקייה, אז לי יש תיקייה שנקראת, למשל, העסק שלי, בסדר? ובתוכה יש לי את כל התיקיות ותתי תיקיות שקשורות לעסק. לקוחות, שייווק, טטטטטטט, ממש הכל מסודר.
ולפעמים יש גם תתי תיקיות, אני גם לא מאמינה שצריך להגיע לתתי תתי תתי, אבל צריך להגיע לרמה מסוימת שנוח לנו, של חלוקה. נגיד, לכל פרק בפודקאסט, למשל, יש את התיקייה שלה, ויושבת תחת תיקייה שנקראת פודקאסט.
ארבל: כן, גם אצלי.
דבי: בדיוק, יפה. וכל מה שקשור לשיווק של אותו פרק, הכל, כל הקבצים, הגרפיקות, הכל נמצא שם.
ארבל: בול.
דבי: חוץ מזה, יש תיקיות של החיים עצמם, אוקיי? אוקיי, אז לי יש למשל תיקיית אדמין, אני קוראת לזה אדמין, אצלי הכל כתוב באנגלית, פשוט יותר נוח לי, לא יודעת כל אחד איך שנוח לו, ובתוך האדמין יש לי חלוקה מאוד ארוכה, החשבונות של הבית, בנק, כרטיסי אשראי, פוליסות ביטוח, ויש תיקיית על נוספת אצלי, למשל, היא בריאות, אוקיי? בתוך הבריאות חילקתי את זה לפי כל אחד מבני המשפחה ובתוך, נגיד, אצלי, כל איבר כמעט יש לו תת תיקייה. [צוחקות]
את יודעת, גם נשים, יש לנו הרבה איברים.
ארבל: נכון. גדול…
דבי: אבל גם אצל בני משפחה אחרים שהם יותר, עם פחות עיסוקים ממני בענייני בריאות, אז גם, אם יש לי, נגיד, ילד אחד שלי, היו לו הרבה ענייני עיניים, אז יש לנו, אז יש לי בריאות, שם הילד, עיניים, אוקיי? ואז יש לי את כל מה שקשור לעיניים שלו, כל בדיקה, כל הפנייה, כל מר… לא יודעת, בסדר? אז הכל שם.
ארבל: נראה לי אנשים שמאזינים לפרק אומרים, "אנחנו רוצים את דבי בחיים שלנו, שתבוא ותיתן לנו סדר בתיקיות".
דבי: אבל תקשיבי, את לא מבינה איך זה מציל אותי.
ארבל: זה גם מספק, זה גם נעים לדעת שיודעים איפה כל דבר נמצא, ולא צריך עכשיו להיכנס לפאניקה ולחפש שעות כשצריך את הקובץ הספציפי.
דבי: את יודעת, אני מגיעה לרופאים, למשל, נגיד הלכתי לאיזה רופא פרטי, אבל לא תמיד אתה רוצה לסחוב, גם אין לי היום, כי אין לי כמעט ניירת, אני לא שומרת בקלסרים.
ארבל: זה חוסך המון ניירת.
דבי: והרופא רוצה לשאול אותי, רגע, מה היו התוצאות של ה-MRI שעשית וזה, אני אומרת לו, שנייה, פותחת את הדרופבוקס בטלפון, בריאות, דבי, טה-טה-טה, עושה חיפוש, MRI, בום, אני אמרה לו בטלפון, והוא מסתכל עליי, [משמיעה קול הפתעה] כאילו ככה, כן?
ארבל: זה באמת מאוד מרשים, ואני חושבת שזה חדשני, וזה גם, ככל שהזמן יעבור, אנחנו, העולם שלנו יהיה הרבה יותר דיגיטלי, ואז יהיה חייב להכניס את המערכת הזאת כבר כאילו מכל ילד. כאילו אני, אגב, כשהייתי קטנה, אז כשהיו לי… היה לי את המחשב שלי, את כל התמונות במחשב, אני כבר אז, נגיד ב-2012, לא יודעת מתי, אם לא לפני, התחלתי לסדר את כל התמונות לפי תיקיות. זו התיקייה של השנה…
דבי: יפה!
ארבל: ואז התיקיות של תמונות עם חברים, טיולים, משפחה, צופים, וואטאבר, כן.
דבי: אז תיקיית-על אחרת אצלי, למשל, תיקייה מספר שמונה, היא תיקיית תמונות, תמונות וסרטונים. כך היא נקראת, תמונות וסרטונים, ובתוכה יש לי, את אמרת 2012, אז אני הרבה יותר מבוגרת ממך.
ארבל: ב-2012 התגייסתי, סליחה, לקחתי את זה, אז אפילו לפני.
דבי: אז לי יש מ-2000, אני חושבת שהם יש לי מ-2002, התחיל הדיגיטל, אפילו מזה היה, אז יש לי מ-2002, לפי, אני מסדרת את זה לפי חודש ושנה, אוקיי? אז עכשיו, כל חודש אני פותחת תיקייה חדשה, ומה אני זורקת לשם? אני זורקת שם תמונות של הילדים, למרות שהם בקושי כבר מצטלמים כי הם גדולים, לא נותנים לי כל כך להצטלם, כל מיני… אני גם לא מצלמת כבר הרבה כי הילדים שלי יותר גדולים, ודברים של העסק אני לא שמה שם. שם אני… את יודעת, אם עכשיו היום הייתה יום הולדת למישהו או משהו כזה, אז התמונות ישר מהטלפון, ישר מהגלריה, אני יושבת אותו יום, אותו ערב, בשני קליקים נכנסים לתיקייה הנכונה. אז זאת עוד תיקייה.
עכשיו, כל אחד צריך באמת לשבת עם עצמו ולבנות את העץ תיקיות שלו, ושוב, אנחנו אומרות את אותו דבר, כמעט לכולם יש את אותם דברים. אלא אם כן, אין לכם עסק, שזה באמת דבר אחד, אבל עדיין יש לכם תיקיית עבודה, בעלי שכיר. יש לי תיקיית עבודה שלו, ובתוך זה יש, לכל מקום עבודה שהוא עבד בו, את כל, החוזה, התלושים, כל הניירת, את יודעת, ניירת של סיום עבודה, הכל הכל סרוק, בסדר?
ארבל: יפה, אז שזה עוד משהו, נקודה שרציתי שנתייחס אליה, שאם יש לכם כמות גדולה של ניירת, ואפילו אם אתם לא רוצים עכשיו לסרוק הכל, תסרקו את המסמכים החשובים, תעודת עוסק, תסרקו אותה ל…
דבי: וכל היום מקבלים את המייל, אז לא צריך אפילו לסרוק, צריך פשוט לשמור שם.
ארבל: נכון, אבל גם אם יש איזשהו מסמך פיזי, לא יודעת, לפעמים בתוצאות של בדיקות רפואיות, הם מביאים את זה…
דבי: נכון, נכון.
ארבל: כאילו, פיזית, כדף, לסרוק ולשים במחשב, ובאמת בתיקייה הנכונה, או בענן בתיקייה הנכונה.
דבי: ולתת שם. ולתת שם.
ארבל: ולתת שם, נכון.
דבי: עד פעם היה אפשר להשתמש, לא יודעת, במספר characters קטן כדי לתת שם לקובץ, פעם, פעם, פעם, אולי את לא זוכרת את זה, אני זוכרת את זה, והיינו כאילו, את יודעת, כותבים כמה אותיות וזה. היום את יכולה לתת את… ארוך, אוקיי? אבל תני לזה איזשהו שם הגיוני. בדיקת דם, דבי, תאריך, טה-טה-טה-טה-טה. זהו, בום, אוקיי?
ארבל: יפה.
דבי: ואחר כך, אם באמת סרקת מסמך פיזי, אז השאלה היא, מה אני עושה עם המסמך הפיזי? האם אני שומרת או האם אני זורקת? מה את ממליצה? בואי אני אגיד לך מה אני אומרת.
ארבל: אז זה תלוי באיזה מסמך מדובר. למשל, אני הרבה פעמים סורקת או מצלמת עם הטלפון לאפליקציה של ההנהלת חשבונות, את החשבוניות של דברים שרכשתי לעסק ואז אני כן מתייקת את זה, כי עבור העסק זה חובה, אני חייבת לשמור את המסמכים האלה, במידה ועושים בדיקה כזאת.
דבי: נכון. רשות המיסים.
ארבל: אם מדובר באיזשהו מסמך כללי, לא יודעת מה, כתבתי הערות שאני רציתי לשמור באיזו הרצאה, שמתי את זה בתיקיית רעיונות לעסק שנת 2023, משהו כזה, למשל, אז אני לא אשמור את הדף, כי כבר יש לי את זה במחשב וזהו, אבל אם זה מסמכים…
דבי: נכון. אבל נגיד תוצאה של בדיקה. בואי נדבר על תוצאה של בדיקה. אוקיי? קיבלת אותה על דף אחרי שעשיתי את הבדיקה, נתנו לך את זה מודפס, ועכשיו הגעת הביתה או מיד בעוד… עם הטלפון, סרקת אותו, או עשית צילום, ושמרת את זה בתיקייה הנכונה.
מה את עושה עם המקור?
ארבל: מה אני עושה עם הדף?
דבי: זורקת או שומרת?
ארבל: אז אני לא בן אדם שיש לו הרבה ניירת. אין לי הרבה ניירת, אז אם זה משהו שכן היה חשוב לי שיהיה עוד עותק נוסף פיזי, אז הייתי שמה את זה שם. אבל אם לא…
דבי: בקלסר.
ארבל: בקלסר, בקלסר לפי נושא.
דבי: כן.
ארבל: אבל אם אני… אם לא, אז עדיף לזרוק.
דבי: נכון. אז אני באמת… וזה לקח זמן. אני מודה שזה לקח לי זמן לשחרר את העניין הזה של לשמור עותקים מודפסים, ובאמת, רק דברים שהם, כמו שאמרת, דברים שקשורים לעסק, כל מיני חשבוניות שקשורות לעסק, ושוב, גם היום רוב החשבוניות שקשורות לעסק לא מגיעות בדפים, זה pdf-ים שמגיעים במייל, אבל… לא יודעת מה, דלק, או חניות, או כל מיני כאלה.
אז אני גם סורקת וגם שומרת עד שבע שנים, כי צריך. אבל דברים כמו, למשל, בואו ניקח דוגמה, באמת איזושהי בדיקה, אז יש בדיקות מסוימות שאני גם… שאני כן מתייקת בקלסר. למה? כי אני יודעת שלפעמים לרופאים יותר נוח אם אני מגיעה לאיזשהו ביקור, יותר נוח להם לראות את זה בנייר.
ארבל: נכון.
דבי: עכשיו, אני כבר יודעת איזה רופאים… אני יודעת פחות או יותר מה הנושאים.
ארבל: זהו, זה תלוי בבדיקות.
דבי: זה נושא מורכב כזה, בדיוק, אז אני כן אשמור גם בתיוק באותו קלסר את התוצאה האחרונה, ותמיד אני רושמת למעלה, נסרק, אוקיי? אז…
ארבל: אלופה. בגדול אני חייבת רק לומר באמת למאזינים שככה הבינו את כל הסיבה וההיגיון והלוגיקה של האחסון הזה הדיגיטלי, יצירת סדר דיגיטלי, זה שקודם כל את אלופה בניהול הזה של כל המסמכים והקבצים, ובאמת להגיע לרמה שלך, זה באמת רמה מאוד מאוד גבוהה של הניהול הזה והתמדה.
דבי: לא צריך להגיע לשם מיד.
ארבל: וזהו, ואני רק רוצה לומר, חכו. אם אתם באמת שומעים את הפרק הזה ויש תחום מסוים שבו זה חשוב לכם להתחיל ממנו, רק בתמונות, רק במסמכים החשובים, רק בעסק, תעשו את זה. זה עדיין לא חייב להיות בכל התחומים, קחו את זה לאט לאט וגם תראו מה עובד לכם.
דבי: נכון.
ארבל: העיקר זה כן להתמיד במה שכבר התחלתם, כדי שיהיה לכם את הביטחון איפה הדברים נמצאים.
דבי: נכון. ואת שגם שאלת, או כשדיברנו על הפרק, אמרת, "אבל מה אני עושה אם עכשיו נגיד יש לי מלא מלא מסמכים, הכל בבלאגן ב-downloads".
ארבל: נכון. או בשולחן עבודה, כמו השאלה שהייתה לי.
דבי: או בשולחן עבודה, כמו שהייתה שאלה כזאת, נכון? מה אני עושה? מה אני עושה? אז תקשיבי, זה מה שנקרא פרויקט. אוקיי?
ארבל: נכון.
דבי: זה פרויקט. צריך לשבת. אחרי שעשינו באמת את ההגדרה של התיקיות שלנו, אני ממליצה, אם יש אפשרות, שהמחשב, לחבר את המחשב למסך נוסף, אוקיי? חיצוני. את עובדת עם עוד מסך?
ארבל: זה באופן כללי ממליצה מאוד, כן.
דבי: אוקיי, אז גם אני עובדת, זאת אומרת, יש לי את המחשב שלי, את הנייד, והוא מחובר לי למסך גדול, אוקיי? ואני עובדת תמיד עם שני מסכים. למה זה נוח? כי ב… אני מדברת עכשיו על ווינדוס, אוקיי? יש את ה-File Explorer, את הסייר קבצים, ואני יכולה לפתוח אותו בשני session-ים, אחד במסך האחד, ועוד session במסך, נגיד, הגדול ואז במסך אחד, מה שנוח, אני אסתכל, נגיד, על השולחן עבודה, אוקיי? ובמסך השני יהיה לי פתוח המבנה תיקיות שלי, בסדר? ואז אפשר כמה שרוצים, אגב, אפשר לעשות את זה גם בווינדוס, כאילו בחלונות כאלה, באותו מסך, אבל זה פחות נוח ואז אני, כל מסמך כזה שנגיד נמצא לי ב… דיברת על השולחן עבודה, אז אני עוברת מסמך-מסמך, אני מסתכלת מהו, אוקיי?
ואני יכולה גם לעשות את זה, יש Preview כזה, אפשר להגדיר בסייר קבצים Preview, לא ממש לא לפתוח אותו, לראות אותו בצד, וזה עובד רוב הזמן ועובד עם רוב הקבצים, ואני יכולה לראות מה המסמך, באותו רגע אני אשנה את השם למה שזה, השם שמגדיר מה זה המסמך הזה, ואז ברגע ששיניתי את השם, אני אגרור אותו למסך השני, לתיקייה ששם הוא צריך להיות.
ארבל: מושלם.
דבי: עכשיו, כן, זה פרויקט. צריך, קחו לכם איזה…
ארבל: זמן.
דבי: כוס, משהו, מים, קפה, יין, בירה, אוקיי?
מוזיקה, באמת, אני הרבה פעמים, עכשיו, אני כבר אין לי את זה, אבל פעם, פעם, פעם, כשהיה לי את זה, זה מה שהייתי עושה או לפעמים, לא נעים להגיד, אבל אם אני באיזה הרצאה זומית קצת משעממת, ויש לי נגיד כמה מיילים כאלה, אז אני עושה את זה תוך כדי. [צוחקת]
ארבל: כן.
דבי: אבל אתם יכולים לעשות את זה תוך כדי משהו.
ארבל: אולי תוך כדי האזנה אפילו לפרק הזה.
דבי: נכון, אפשר גם תוך כדי פודקאסטים, נכון. אבל לפעמים, כן, צריך קצת להתרכז יותר. אז הייתי אומרת, אולי דווקא כן עדיף מוזיקה. ופשוט עושים את זה ככה, ומגדירים, עכשיו אני אשב על זה חצי שעה, בסדר?
אני אסיים את ה-downloads הזה, את תיקיית ה-downloads, או כמה שאפשר מתוך ה-downloads, ואתם תגלו שיש שם המון, המון, המון כפילויות, והמון דברים שאתם לא צריכים, פשוט תרוקנו את זה לפח זבל.
ארבל: נכון. וואי, וההרגשה.
דבי: וגם את הפח זבל תרוקנו.
ארבל: האוויר, האוויר, ההרגשה.
דבי: האוויר, האוויר.
ארבל: זה באמת, כל מי שאני מדברת איתו על התוצאה של הסדר, או כל ההרגשה שיוצאים ממנה מתהליך של סידור, בין אם מפיזי או דיגיטלי, הרעיון הוא שזה כבר יוצר הרגשה טובה ומאורגנת יותר מבפנים, בלי שכאילו עשיתם יותר מדי, זה יכול להיות אפילו באמת רק חצי שעה, רבע שעה, וזה כבר נותן לכם הרבה יותר היגיון ואת החלק הזה אני אסכם ואומר, אני תמיד אוהבת להתייחס אפילו לצעד קטן אחד, שאנשים יכולים לעשות כבר מהשלב הזה, אז הצעד הקטן הראשון שלכם יכול להיות, על כל קובץ שאתם מורידים למחשב, לתת לו שם.
אם עדיין לא הגעתם לעשות את כל התכנון ואת הלוגיקה ואת החלוקה לתיקיות, רק תיתנו שם לקובץ, זה כבר יקל עליכם מאוד.
דבי: נכון.
ארבל: אז נעבור לנושא הבא?
דבי: אפשר רגע דבר אחד לגבי הדסקטופ, ששאלו, אני מציעה, בסופו של דבר, שהדברים היחידים שיהיו לכם בדסקטופ, זה הקיצורי דרך לתוכנות שאתם משתמשים, ואם יש לכם ארבעה, שישה קבצים שאתם כל הזמן פותחים ומתייחסים אליהם, לי יש כמה שישה קבצי אקסל כאלה, אז יש לי קיצורי דרך לקבצים, כלומר, הקובץ עדיין נשמר במקום שהוא צריך להיות, אבל עושים קיצור דרך, כפתור ימני, קיצור דרך, shortcut, וה-shortcut נמצא לי בדסקטופ.
ואז אני יכולה להיכנס לאותו קובץ שאני משתמשת, בו, נגיד כמו הקובץ לקוחות שלי או קובץ מתעניינים, אני יכולה בקליק אחד, אבל זה לא הקובץ שמור שם, בסדר? וזה למה, וזה חשוב, כי אם יקרה משהו למחשב ותארי לך, לא היה לי גיבוי לדסקטופ, אז הכל הלך.
ארבל: נכון, וזאת נקודה מאוד גם חשובה בהקשר ל-למה לעשות את הסדר, גם את הגיבויים באופן דיגיטלי.
דבי: נכון, בגלל זה, נגיד אם אני עובדת, כמו שאני עובדת עם הדרופבוקס, הדרופבוקס, אז הכל נמצא לי בעצם גם בענן, כך שאם המחשב שלי עכשיו הולך, זה יהיה מצער מאוד, כי זה מחשב יקר, אבל אני לא מאבדת כלום, כלום, כלום, כלום, כלום.
ארבל: נכון, לא מאבדת את המידע.
דבי: כלום, המידע שלי, שהוא מידע באמת חשוב כל כך, זה העסק שלי, זה החיים שלי, שום דבר לא הלך.
ארבל: ואת יודעת מתי מבינים את החשיבות של זה?
דבי: כשזה קורה.
ארבל: כשזה קורה. כשנגנב, לחברים שלנו פרצו לבית לא מזמן, ובמקרה השאירו להם את המחשבים.
דבי: ווי, ווי, ווי…
ארבל: אבל אם, פתאום הם הבינו שהם חייבים לגבות את הכל, כי אחרת זה פשוט היה הולך לאיבוד ונעלם, ולכו תמצאו את זה.
דבי: הם עשו את זה?
ארבל: הם יעשו את זה, אני אזכיר להם.
דבי: לא, לא, לא. שיעשו, שלא יתמהמהו, זה באמת, תעזרי להם, זה סופר חשוב.
ארבל: אז כל מי שמאזין, גם תפיצו לחברים שלכם, תנו להם את הלינק לפרק הזה, ויאללה, לעשות את הגיבוי, לפחות גם כשלב ראשוני.
דבי: אז זה אפשר גם להארדיסק חיצוני, אני לא אומרת שלא, אבל גם זה עדיין פיזי, וזה גם משהו שיכול להתקלקל בקלות, הרבה יותר, אגב, מענן.
ארבל: נכון, במיוחד אם לא שמרו את זה באופן ראוי, את יודעת זה נופל.
דבי: או אבק.
ארבל: זה יכול, כן.
בואי נעבור לנושא הבא, הסדר במידע העסקי, מה חשוב לנו לדעת על זה? אני אגיד, אתייחס לעניין שאצלי הוא היה משנה חיים במקום העסקי, של כל העבודה עם לקוחות, וזה מערכת CRM. לי יש מערכת נפרדת, שהיא מתממשקת עם הטלפון, עם היומן, ובה אני בעצם רושמת את כל הפרטים שקשורים למתעניינים, לדברים שעשינו, איזו הצעת מחיר נתתי, אני רושמת שם גם את ה… מציינת שם ביומן, כאילו, איזשהו אירוע, האם זו שיחה, האם זה מפגש סידור, האם זה מעבר דירה, ואז בעצם כל המידע מרוכז לי לגבי הלקוחות שלי במקום אחד, במערכת שהיא כמובן מאובטחת והכול.
וזה הרבה יותר נוח, כי גם לכל מי שכאן הוא בעל עסק ויש לו איזשהו סדר פעולות בנוגע ללידים, יש שיחה ראשונית, יש הצעת מחיר, קבענו מפגש, יש משימות לפני המפגש, אז בעצם יכול להיות מעקב ב-flow ישיר כבר במערכת עצמה, וכמובן, follow up וכל מה שדורש עבודה עם לקוחות בעסק ואם למשל יש לקוחות חוזרים שהיו אצלי לפני שנתיים, אני ממש מהר מאתרת את כל הפרטים שלהם ופותחת דיל חדש.
דבי: וזה מתממשק לך גם לחשבוניות, למשל?
ארבל: לחשבוניות לא, אבל לזה יש לי מערכת אחרת ששם זה כן, יש לי לינק של חשבונית ירוקה, שכבר הם יכולים לשלם את המקדמה ואז זה ככה עובד לי שם. אבל את מכירה מערכת CRM שמתממשקת כבר עם חשבוניות?
דבי: היום יש מערכות כאלה, אבל גם מי שכבר משתמש במערכת כזאת, נגיד, כמו חשבונית ירוקה, רק כמה שנים, קשה מאוד לעזוב אותן.
ארבל: נכון.
דבי: אז אני גם עבדתי עם מערכת CRM לפני כמה שנים, ולי לא היה נוח, אני חושבת שהיא הייתה בוסרית מדי בזמנו, אז אני הפסקתי, ועד היום, כאילו, אני מתנהלת מאוד טוב בלי מערכת CRM, אני חייבת להגיד, כי גם בגלל שיש לי את המערכות שלי ואני מאוד מסודרת, אז אין לי בעיה לעבוד עם אקסל ועם תיקיית לקוח, אוקיי? ומתעניינים, יש לי גם את האקסל של מתעניינים, אין דבר כזה שמישהו יפנה אליי ואני לא אמצא שכבר דיברתי איתם ומה אמרתי להם.
ארבל: יפה מאוד!
דבי: אבל כן, אני… כן, אבל אין ספק שהיום יש מערכות CRM מצוינות, ובכלל מערכות לניהול עסק, כמו Asana ו-Notion ו-Clicka והמון, זה לא… אני לא מתמחה בהן, יש אנשים שמתמחים בהן ויכולים לעזור, Monday גם אפילו, אבל… וזה תלוי בעסק שלךָ, ומה הגודל שלךָ או שלךְ, של העסק. לא תמיד זה מצריך מערכת כזאת, בטח לא בשלבים הראשונים.
ארבל: נכון.
דבי: והן עולות לא מעט גם כל חודש, אז צריך להיות סיבה טובה, אבל גם אם אין מערכת, למצוא את הדרך, לא במחברת, לא ידני.
ארבל: לא במחברת.
דבי: זה דברים שאי אפשר לעשות ידני. אני מצטערת מאוד עם כל מי שאוהב ידני.
מה שכן אפשר לעשות, נגיד לפעמים אני גם… יוצא שאני גם כותבת לפעמים במחברת, תוך כדי נגיד שיחה עם מתעניין, ניתן לי… גם יותר נוח לכתוב לפעמים במחברת, לרוב אני כותבת ישר באקסל, אבל נניח ולא, אז אחר כך או אני באמת כותבת את זה בתוך האקסל הזה, ממש יושבת כמה דקות וכותבת, ולפעמים אם זה באמת סיפור נורא מורכב וארוך שכתבתי, אני לא אקליט, אוקיי? כי גם להקליט זה קצת בעייתי להאזין לזה אחר כך, אז אני פשוט אסרוק את הדף הזה ואכניס את הדף הזה לתוך התיקייה של אותו לקוח או אותו מתעניין, אוקיי? אני לא… לא יהיה לי ניירת שמסתובבת פה על הדברים האלה, אבל אתה רוצה לדעת עוד דברים לגבי סדר חוץ ממערכות CRM?
ארבל: כן. אז בעצם מתוך מה שעכשיו דיברנו, מה שהבנתי שחשוב לציין בחלק הזה, זה תבדקו מה הצורך שלכם, האם אתם באמת אנשים שיש להם הרבה… נגיד, עסק, שיש לו הרבה לקוחות וצריך שיהיה לו מידע רשום מסודר על כל לקוח, או שזה עסק עם שלושה-ארבעה לקוחות בשנה, לקוחות גדולים…
דבי: נכון.
ארבל: ואז לאו דווקא צריך מערכת CRM, אפשר לנהל את זה באופן אחר. תראו איזה מערכות יכולות לתת לכם מענה, האם זו מערכת של ניהול משימות, משהו שקשור ליומן, משהו שקשור להוצאת חשבוניות ואז לפי הצורך שלכם, תבדקו עם בעלי העסקים אחרים, עם צרכים דומים, תנסו לעשות השוואה ולמצוא את המערכות שהכי מתאימות, כדי לא לבזבז כסף כל חודש.
דבי: אני אגיד עוד משהו כאן, לא להסתמך על הוואטסאפ, שהוואטסאפ יהיה המערכת שלנו לניהול לקוחות.
ארבל: נכון.
דבי: זה איזשהו גיבוי לזה, אני לא אומרת שלא, בטח נדבר על הוואטסאפ עוד רגע, אבל צריך הרבה יותר מזה, ושוב, אפשר גם ב-Excel או Sheets, בסדר? אפשר גם.
אני אגיד באמת עוד כמה דברים, כי יש לנו עוד נושאים אני יודעת, כל מה שקשור לפיננסים, אוקיי? להוצאות של העסק, להכנסות כמובן, אני הייתי אומרת, תשמרו גם אתם רקורד של הדברים האלה, לא רק לתת את ה… לשלוח לרואה חשבון, אלא גם אתם תעשו לכם רשימה של כל ההוצאות…
ארבל: חשוב מאוד.
דבי: של מה שהוצאתם, ובטח על תכנון עתידי.
ארבל: נכון.
דבי: אוקיי? שזה יהיה לכם באיזשהו אקסל ותראו את הכל ביחד, גם שיווק. אני למשל נוהגת, כמעט כל דבר שאני מייצרת לשיווק של העסק שלי, הוא נשמר בתיקייה הרלוונטית, דיברנו קודם על הפודקאסט, ואם זה באינסטגרם, ואם זה בפייסבוק, ואם זה ביוטיוב, הכל ממש נשמר, החומרים נשמרים, ואני משתדלת, לא תמיד אני עושה את זה, אבל אם אני צריכה עכשיו לכתוב איזשהו פוסט מורכב, או אפילו סטורי מורכב, אני קודם אכתוב אותו במקום אחר, וגם זה עוזר לי שאני… לפעמים אני יכולה לחזור עליו הרבה יותר מהר מאשר לחפש אותו באינסטגרם או בפייסבוק, זה שהוא כתוב לי כבר באיזשהו קובץ Doc או Word.
ארבל: מה שמביא אותי גם לומר שפרסום חוזר של פוסטים, לפני שנתיים פרסמתי…
דבי: מחזור, מחזור.
ארבל: כן, פרסמתם משהו תפרסמו שוב. בתור בעלות עסקים, אנחנו יודעות כמה זה לפעמים יכול לשחוק העניין של לשווק כל הזמן ולהמציא מחדש, לגבי גיבוי חשבונות וקבלות, אני יכולה להגיד לך שאני מגבה את זה גם בענן וגם במחשב, וגם יש לי כאילו, אם זה דברים שהם פיזיים, יש לי את זה בקלסר בבית, שאת יודעת, של כל החשבוניות.
דבי: של החשבוניות של הוצאות.
ארבל: של הוצאות. כל מה שקשור לחשבוניות שאני מוציאה, כמובן, חשבונית ירוקה, דיגיטלית, זה גם מגובה באופן אוטומטי בענן, תראו שהגיבוי מתבצע אצלכם.
דבי: מה את מתכוונת? רגע, אחרי זה מה את מתכוונת שם? כלומר, זה…
ארבל: ש… שיש…
דבי: בתוך חשבונית ירוקה.
ארבל: כן, בתוך המערכת שלהם, כל חשבונית ירוקה כלשהי, אני ספציפית משתמשת ב"מורנינג", שבעבר קראו לעצמם "חשבונית ירוקה".
ארבל: כן, נכון. נכון.
דבי: אז אצלם יש את האפשרות ליצור גיבוי לדרייב ואז אני יודעת שכל…
דבי: האמת שזה לא חשבתי עליו, כי לא עדיין אני לא מבינה למה צריך את זה, אבל בסדר, אני אבדוק את זה.
ארבל: שיהיה כן, את יודעת, בשביל… שאני יודעת שזה גם קיים שם במידה ואני עוברת ל…
דבי: כן, אם עוברים למערכת אחרת, אז בוודאי.
ארבל: למערכת אחרת. הצעות מחיר ללקוחות. אני יכולה להגיד… קודם כל, בקטע של עסק, להתייעל, אני עשיתי שינוי בעניין הזה. פעם הייתי רושמת… הייתי עושה קובץ ספציפי לכל לקוח, והייתי שומרת את זה עם השם ואיזה סוג של הצעת מחיר, כאילו, מה השירות.
היום יש לי הצעת מחיר מובנית של שירותים שונים, מחירים מסוימים, ואני פשוט לא צריכה לשמור כל פעם קובץ מחדש עם שם הלקוח, אלא אני שולחת להם את הפורמט, את אותו פורמט, וההצעות מחיר האלה, הן מגובות לי גם במחשב, גם בטלפון, גם בעצם בדרייב. ואז, גם אם אני עושה… לא נמצאת בבית, ואני רוצה לשלוח הצעת מחיר, אני יכולה לעשות את זה מהטלפון, דרך הוואטסאפ, או שאנשים שישלחו במייל.
דבי: ואיך את עושה… לא, היום כל מסמך אפשר לשלוח גם בוואטסאפ הרי, כל pdf. ואיך את עושה את ההסכם עבודה? הרי צריכים לחתום לך.
ארבל: אז ברגע שהם מאשרים לי את זה בוואטסאפ, זה מבחינתי אושר, ומשלמים מקדמה.
דבי: בהצעת מחיר יש לך כבר את כל התנאי ביטול, ואת כל ה…
ארבל: כן.
דבי: אז אני עשיתי עכשיו גם, עשיתי איזשהו ייעול, שהכנתי קובץ בגוגל פורמס. פעם היה לי את זה גם כזה כתוב ידנית, והם עוד היו צריכים לחתום, וזה וזה אז יש לי את… פשוט יצרתי את זה בגוגל פורמס, ולפני הפגישה הראשונה אני שולחת, ושם יש את כל הזכויות וחובות, וסודיות, ומחיר וביטול, והכל והכל והם רק צריכים להכניס את הפרטים שלהם, והכל כאילו, את יודעת, בפורמס.
ארבל: מהמם.
דבי: ובעצם זה שהם שמו תאריך, ואת השם שלהם ואת הזה, ושלחו לי, זה בעצם החתימה, החוזה. אז גם זה אפשר לעשות, ואז יש לך את זה בגוגל פורמס, בגוגל.
ארבל: נכון. באמת יש הרבה שיטות. אני חושבת שזה נושא, כל העניין של סדר המידע העסקי, על איך הצעות מחיר, על איך לגבות. וחשבוניות…
דבי: זה עולם שלם.
ארבל: זה עולם שלם. אם אתם רוצים שיהיה על זה פרק ספציפי בפודקאסט הזה, אני מאוד מאוד אשמח לדעת, תכתבו לי הודעה אישית, ואני אנסה לארגן פרק כזה יותר מעמיק.
בואי נדבר על סדר דיגיטלי בטלפון.
דבי: טלפון, טלפון, טלפון. הטלפון הפך…
ארבל: למי אין התראות כל יום, איזה 800 התראות בטלפון, בכל מיני אפליקציות.
דבי: נכון, אז בואי נחלק את זה, כי בעצם כשאני מדברת על ניהול מידע בטלפון, זה קצת שונה מהנושא של ניהול זמן ופרודוקטיביות, שאת מדברת על ההסחות דעת האלה, אוקיי? זה שני דברים שונים, אני לא מתיימרת להיות מומחית בקטע של ההתראות, אוקיי? אבל יש לזה המון המון המון פתרונות, החל מלהוריד את ההתראות.
ארבל: ולמחוק אפליקציות שלא משתמשים בהן.
דבי: נכון, וגם להתעלם, אני למדתי להתעלם. מבחינתי, אני משאירה את הוי הכחול, לא אכפת לי שיראו שקראתי ולא עניתי מהר, אז מה? מה קרה? מה קרה? אוקיי? לא יקרה כלום. אם זה לקוח ואם זה ספק ואם זה אפילו משפחה שלי, בסדר? לא יקרה כלום.
ואני כן, אני מהאלה שאני חוזרת די מהר, אבל גם אם לא חזרתי מהר, לא קרה כלום. אני ההפך מפומו, אני בג'ומו, אוקיי? אני ב-joy of missing out. [ארבל צוחקת] לא יקרה כלום אם יחכו עוד קצת, אבל אני יודעת שאני כן אחזור מהר, אני עובדת לפי הכלל של עד 24 שעות. אם זה למתעניין, אם זה ללקוח, אני חוזרת מהר, כי אני לא חושבת שזה נכון להשאיר בן אדם לחכות, גם אם להגיד למישהו "לא".
ארבל: אז זה כלל מעולה, ואיך את גורמת לזה לקרות? כלומר, יש לך, נגיד, את יודעת שבערב את ניגשת לוואטסאפ כדי לסגור את כל השיחות האחרונות, כאילו לענות על ההודעות.
דבי: אין מצב כזה שאני לא אעבור בערב על כל הוואטסאפ מתחילת היום, ואני אראה אם לא עניתי למישהו. לפעמים, אם אני רואה שתוך כדי אני לא מספיקה, אז או שאני לא אפתח את הצ'אט בכלל, או שאני פשוט אסמן אותו כלא נקרא, אוקיי? ואז אני אחזור לשם מתי שאני יכולה.
אבל באופן כללי, אני רוצה להגיד משהו מאוד מאוד חשוב באמת לקראת הסוף, באמת, תעשו את זה, אתם לא מבינים כמה אנשים אני רואה בקבוצות שלא עושים את זה.
תגבו את הוואטסאפ. תגבו את הוואטסאפ בענן, שזה יכול להיות לבעלי אנדרואיד בגוגל דרייב, וכל יום, לא פעם בשבוע תגדירו את זה לכל יום, זה נעשה בדרך כלל בשתיים או, בין שתיים לחמש בבוקר. ולבעלי אייפון, זה ב-iCloud, וזה תופס מקום חברים, זה תופס מקום, אוקיי?
ארבל: נכון.
דבי: ותיכף נדבר על תופס מקום וגם מקומית, וגם מקומית עכשיו, מה הקטע של תופס מקום?
וזה לוקח אותי לתחום של התמונות והסרטונים. תמונות וסרטונים בוואטסאפ, אם מוגדר לכם ש… קודם כול, תגדירו שרק בלחיצה אתם בכלל יכולים לראות את התמונה או את הסרטון, ואז אתם יכולים לראות את זה ולהחליט אם זה בכלל מעניין אותכם לשמור את זה או לא.
רוב הזמן לא, ופשוט להיכנס ולמחוק את זה מהגלריה.
ארבל: מעולה.
דבי: כי מה שקורה אחרת, זה תופס הרבה מקום בגיבוי.
ארבל: נכון. אני אגיד עוד כמה נקודות ספציפיות על סדר בוואטסאפ. א', אני מאוד משתמשת באפשרות לנעוץ שיחות מסוימות בחלק העליון של הוואטסאפ, במיוחד אם זה…
דבי: אפשר רק שלוש.
ארבל: כן, שלוש שיחות, אבל זה מאוד מאוד עוזר לי. אם יש איזו משימה, איזו לקוחה שאני צריכה לחזור אליה, איזשהו תהליך שאני נמצאת באמצע שלו, אז זה תמיד מופיע לי למעלה.
אפילו, למשל, מישהו שלח לי הודעה ביום שבת, אני לא רוצה לענות ביום שבת, אני לא רוצה שזה יתפספס לי, אני מגבה את זה, אני בעצם נועצת את זה למעלה.
דבי: עושה פין.
ארבל: עוד משהו שכן דורש הרבה זמן, אבל שמעתי מאנשים שזה עשה להם פלאים בוואטסאפ, זה להכניס את כל השיחות לארכיון.
דבי: לא! נורא ואיום.
ארבל: אז אני שמעתי מאנשים שזה ממש נוח להם.
דבי: לא, לא, אני חושבת שזה נורא.
ארבל: אני באופן אישי לא עושה את זה.
דבי: לא, זה פספוסים, המון פספוסים. אצלי יש אולי ארבע שיחות שנמצאות בארכיון.
ארבל: לא, אבל אם השיחה… סליחה. אם את מקבלת הודעה חדשה, השיחה קופצת, יוצאת מארכיון.
דבי: לא, לא, לא, לא. לא באנדרואיד. יש לי ארבע קבוצות שהן בארכיון, כי זה באמת חפרנים שאין לי כוח, ומדי פעם אני נכנסת לראות, ויש שם אלף שיחות, וזה לא קופץ לי, זה ממש לא קופץ. אולי זה תלוי בהגדרות.
ארבל: איזה קטע! אז תבדקו אם כן, כי אני יודעת שאצלי בוואטסאפ זה תמיד עבד, גם כשהייתי עם אנדרואיד, שאלה טובה. אבל בכל מקרה, לגבי וואטסאפ, יש קבוצות, כמובן, לשים אותן על השתק.
דבי: או הכל על השתק. כל הטלפון על השתק, כי זה נורא נורא חשוב.
ארבל: נכון. וזהו, זה אני חושבת לגבי הוואטסאפ, כמובן, ההמלצה שלי היא לעשות סינון ומיון גם בקבוצות הוואטסאפ שלכם, יש קבוצה שהיא כבר לא רלוונטית, שסתם אתם מקבלים ממנה הודעות, אני יודעת, שמעתי, לא יודעת אם זה נכון, שאפשר לצאת מקבוצה בלי שכל הקבוצה תראה שיצאת.
דבי: נכון. ולא רק זה, עכשיו בדיוק קראתי הבוקר שוואטסאפ עובדת על פיתוח שאחרי תקופה מסוימת, הוא ימליץ לך בעצמך לצאת מקבוצות.
ארבל: מצוין.
דבי: שהוא רואה שהקבוצה לא פעילה, כן, אז יש כל מיני פיתוחים כאלה, כן.
דבי: בדיוק.
ארבל: אני אגיד עוד כמה דברים לגבי הסדר הדיגיטלי, ותיכף נסיים, דיגיטלי בטלפון, ותיכף נסיים בעצם את הפרק. אפליקציות פתקים. אני משתמשת בה, היא האהובה שלי.
אצלי זה גוגל קיפס, אבל הרבה פעמים יש לנו איזה רעיון, איזה משהו שאנחנו רוצים לכתוב, ואז במקום לכתוב על איזה פתק, או פעם בוואטסאפ, פעם ביומן, פעם בזה, אני יודעת שהאפליקציית פתקים היא המקום שלי לרכז את כל המידע.
דבי: גם שלי.
ארבל: למשל, עשיתי שיחה עם איזשהו איש מקצוע שהציע לי הצעת מחיר מסוימת, נתן לי מידע על השירות שלו. אמרתי, טוב, אני אחכה עוד חצי שנה, אולי עוד חצי שנה אני ארצה לקחת את השירות, אם אני עושה חיפוש באפליקציה הפתקים, אני אמצא את המידע שהוא נתן לי. זה לא יהיה…
דבי: אפילו בטלפון עצמו. אפילו בטלפון זה יגיע לך לאפליקציה, ל-note הזה.
ארבל: נכון.
דבי: אז אני עושה משהו דומה גם. אצלי ה-Keep הוא בעיקר לרשימות שחוזרות על עצמן.
כל מיני פרטים חשובים שלנו, של הילדים, את יודעת, מספרי זהות, מתי התוקף של הזה, של הדרכון של זה, כל מיני דברים כאלה, או הנושאים שאני רוצה, נגיד, לפודקאסט, אז אני גם כותבת שם ולפעמים אני גם מסכמת פגישות שם, אבל אני משתדלת שבסופו של דבר זה יגיע למקום הנכון, בתיוק שלי, אוקיי? אז… אבל זה בסדר, אבל באמת לא להתפזר גם קצת בוואטסאפ וקצת פה וקצת שם. כאילו, תמצאו לכם את הדרך…
ארבל: גם באפליקצית פתקים אפשר ליצור תוויות. אז יש לי תווית פודקאסט, ואז כל פרק רשום לי את ה-flow של הפודקאסט, זה יותר נוח לי מאשר קובץ כרגע. אז…
דבי: תראי, זה עולם שלם, זה עולם שלם של ניהול מידע וסדר דיגיטלי. אנחנו פה נתנו רק את ה… את יודעת, את הטעם לדבַר הזה.
ארבל: אפליקציות בטלפון, גם לחלק לתיקיות, כמה זה עוזר, יש לי תיקייה שקוראים לה עריכת תוכן לעסק, ואז יש שם את Canva, יש שם את InShot, יש שם את כל האפליקציות Captions, כל מיני כאלה שאני משתמשת בהן. אפליקציה אחת לכל הרשתות החברתיות, אפליקציה אחת לנווט וכאלה, כן.
דבי: בבקשה, כמה את רואה…
ארבל: דבי מראה לי את כל החלוקה שלה לתיקיות. תקשיבו, זה ממש משנה חיים, אני עושה את זה כבר שנים, וזה כל כך הרבה יותר נוח מאשר ללכת לחפש. ואגב, גם תשתמשו באפשרות החיפוש של הטלפון, אם יש איזושהי אפליקציה שככה לא הגעתם אליה, תעשו את החיפוש תוך רגע, תוכלו למצוא. יש הרבה דרכים לעשות את כל ההתנהלות שלנו בדיגיטל והמידע שלנו האישי להרבה יותר חכמה, אני חושבת שככה, הפרק הזה היה ספתח מעולה לכל מי שרוצה להכניס סדר לחיים שלו דרך הסדר הדיגיטלי ואני חושבת שזה היה פרק מופלא.
כבר יש כמה משימות שאני לקחתי לעצמי מתוך הפרק הזה, אז לפני שתסיימו את ההאזנה, תעשו לעצמכם איזושהי רשימה קטנה עם הדברים שאתם כן רוצים ליישם. מה?
דבי: בקיפ, תעשו את זה בקיפ.
ארבל: בקיפ, או באפליקציות משימות, או ביומן כבר תכניסו לעצמכם בּוּלט של זמן כדי לבצע את זה. ואנחנו כמובן ממש נשמח לקבל ממכם שאלות וגם לשמוע מה לקחתם מהפרק הזה.
אז דבי, תספרי איפה אפשר למצוא אותך.
דבי: כן, אז זהו, אז רציתי באמת גם להגיד את זה, כמעט שכחתי. אז קודם כול, דבי קצב, "המתקצבת", מגיעים אליי ממש ממש מהר אם זה דרך האתר ובפייסבוק ואינסטגרם, אני ברוב המקומות האלה, לא בטיק טוק.
ארבל: לא, עדיין לא.
דבי: לא, לא, לא, לא. never say never, אבל לא.
ארבל: זה מוקלט, תזהרי.
דבי: בדיוק. אז כמובן, המתקצבת, גם באפליקציות של הפודקאסטים. אני בעיקר היום, בקטע של הניהול מידע, אני עושה ייעוצים אישיים, אוקיי? כדי לסדר לאנשים, פתרתי להרבה אנשים בעיות עם הדרייב ודברים כאלה. אבל זה דבר שלוקח זמן, אז אני יכולה לתת את הפוינטרים, להראות מה לעשות, בסוף צריך לעשות את זה, אוקיי? ואני עובדת מאוד מאוד קשה בימים אלו על קורס דיגיטלי, שבעצם ייקח את כל מה שדיברנו עליו, וינחה אתכם ממש צעד צעד עם הדרכות, עם צילומי מסך של הכל שמסביר איך לעשות את זה בעצמכם, וזה בקרוב יהיה באוויר, אז תוכלו גם לרכוש את זה ולעשות את זה לבד.
ארבל: מצויין. אז לפרק הזה באמת יהיה לינקים למקומות שבהם אפשר יהיה לפגוש אותך, ובהמשך גם לינק לקורס הדיגיטלי, כי למה לא? הכי כיף לפרגן.
דבי: נכון, תודה.
ארבל: וזהו, אז תודה רבה לדבי, ואנחנו אולי נתראה לפרק נוסף. אז תודה רבה.
ביי ביי.
דבי: תודה לך, היה ממש ממש נהדר. תודה, תודה למאזינים.
ארבל: ביי ביי.
תודה רבה שהאזנתם. אני הייתי ארבל אורפז. למטה בתיאור תוכלו למצוא קישורים לכל הפלטפורמות שבהן אני מפזרת את החשק לסדר. מוזמנים לקהילת הפייסבוק שלנו "עושים סדר", לשאול שאלות ולהעלות רעיונות לפרקים הבאים. נתראה בפרק הבא.
לעוד פרקים של הפודקאסט לחצו על שם הפודקאסט למטה
Comentarios