top of page

לנהל בזמן מלחמה - איך להוביל בשקט כשהכל מסביב רועש - פרק 05 - להחזיר את העובדים


תקציר: האם אפשר בכלל לומר עכשיו לעובד ״אתה לא מקדם את המשימות שלך״ או ״המשימה שלך תקועה כבר שבועיים?״. זה קשה, מסובך, ובעייתי. אבל יש לנו אחריות לארגון. וגם לעובדים שלנו יש אחריות. אז שיחה כזו היא לא רק אפשרית, היא הכרחית. הפרק הזה מסביר איך לעשות את זה בחוכמה וברגישות. ואיך להחזיר את העובדים לשגרת עבודה, אפילו שגרת חירום. עם מי מהם להתעקש על זה ומי לא, ומהם הצעדים שיגרמו לזה אשכרה לקרות.

 

היי מנהלות ומנהלים, כאן יורם פרנקל.


אנחנו נמצאים בתקופה מחורבנת, אין דרך נעימה יותר לומר את זה. וכאילו, לא מספיק כל מה שעובר עלינו ברמה האישית, המשפחתית, הקהילתית, הלאומית, אנחנו עוברים אבל, כעס, זעם, פחד, חרדה. כאילו כל זה לא מספיק, יש לנו עוד אתגר נוסף משמעותי, והוא לנהל בתקופה כזו מסובכת. יש אנשים שבונים עלינו. כשקשה לדעת כמה רגיש, זה מספיק רגיש. כשקשה לדעת אם לנסות לצחוק נגיד, כדי להפיג את המתח בישיבת צוות זה לגיטימי, או שזה לא במקום.

כשקשה להבין כמה מותר או אסור להעיר לעובדת שלנו, כי אנחנו לא יודעים מה בדיוק עובר עליה. וכי העסק, הארגון, הסטארטאפ שאנחנו עובדים בו, גם הוא מנסה לשרוד את התקופה.

גם העסק צריך להמשיך להצליח, לשגשג, לצמוח, להביא הכנסות, הרי הן אלה שמשלמות את המשכורות שלנו ושל העובדים שלנו.


איך מאזנים בין הדברים? איך מנהלים בתקופה כזאת? ומה איתנו? גם עלינו עוברים המון דברים. אנחנו אמורים להסתיר את זה מהעובדים ומהמנהלים שלנו? לעשות כאילו הכל רגיל?

במילים אחרות: איך מובילים בשקט כשהכל מסביב רועש? וזו השאלה שסדרת הפרקים הזאת תנסה לענות עליה.

אני מקווה שאצליח, אפילו אם במעט, אפילו אם רק בכמה אחוזים, להקל עליכם את המלאכה החשובה של הובלה וניהול בימים שכאלו.

כשיש אנשים שבאמת יכולים לקבל מכם המון, מעבר למה שהם מקבלים בדרך כלל.

אני חייב להגיד לפני הכל, אני לא חושב שיש שום דבר שהוא נכון או מדויק לכולנו בתקופה שכזו.

כל אחד עובר משהו אחר לגמרי, ויש חלק מכם שאני אפילו לא יכול לדמיין מה הם עוברים.

ארגונים שונים לוקחים החלטות שונות בקשר למה עושים, מה לא עושים, מה כדאי, מה לא כדאי. אי אפשר ולא כדאי לשפוט אף אחד, איך שהוא מגיב, או איך שהוא מתנהג, או איך שהוא מרגיש בתקופה הזאת. ולכן, החומר שיועבר פה, יהיה בעיקר מצע שתוכלו להחליט מה לעשות איתו. לאמץ אותו כלשונו אם ממש התחברתם, או לפחות להשתמש בו כבסיס לדיון, לשיחה, עם מנהלים ומנהלות אחרות שעובדות איתכם, ואפילו עם המנהלים הישירים שלכם, או עם משאבי אנוש.


בואו נתחיל.


הגיע הזמן שמדבר על הפיל שבחדר. איזה פיל? הפיל של להחזיר את העובדים שלנו למצב של פרודוקטיביות כמעט מלאה. למה זה פיל? כי איך אפשר בכלל לשים גבולות לאנשים עכשיו? האם זה לגיטימי לומר לעובדים שלנו שהם לא עובדים מספיק קשה, בזמנים כאלה? האם זה לא משהו ממש לא רגיש לעשות? זה לא חצוף? לא במקום, או כמו שאוהבים לומר בימינו, זה לא הזמן? תלוי.


כן, יכול להיות שעבור חלק מהעובדים שיחה כזו היא לא במקום אחר, אבל לחלק לא קטן מהם זה לגמרי לגיטימי. יותר מזה, זה חשוב עבורכם וגם עבורם. הם צריכים להיכנס לשגרה, גם אם זו היא שגרת חירום. אחרי הכל, העסק שאתם עובדים בו משלם לכולם, לכם ולהם, המשכורות,

ועם כל הכאב והצער והרצון של רבים מאיתנו להיות צמודים רק לחדשות, אין ברירה. צריך להמשיך להצעיד את העסק קדימה. אחרת, לאותם עובדים תהיה בעיה גדולה יותר. בנוסף לכל החרדות והתקופה הקשה הזו, הם יצטרכו גם לחפש עבודה. אז איך עושים את זה? כלומר, איך עושים את זה ברגישות? בזה יעסוק הפרק.


נדבר על איך לעשות את השיחה בתכלס, ועל מה אפשר ומה אולי לא כדאי לעשות כשמציבים את הגבולות האלה.


זוכרים את המיפוי שעשיתם לעובדים שלכם? זה שדיברנו עליו בפרק של ניהול פרסונלי? המיפוי הזה יאפשר לכם קודם כל להחליט אם עם העובדים אתם יכולים לדבר על חזרה לשגרת חירום, ועם פחות מתאים. למשל, הטיפוס החרדתי, שנמצא עכשיו בפרודקטיביות נמוכה גם ככה, ומתקשה להתרכז מתוך פחדים אמיתיים שיש לו, איתו הייתי מציע לחכות. הוא יודע שהוא לא פרודוקטיבי, יש לו כבר רגשות אשם בקשר לזה, והוא כבר גם ככה מדמיין שאתם חושבים עליו שהוא לא עובד מספיק, ומתכננים לפטר אותו. אין צורך לזרוק עוד זרדים למדורת החרדות שלו, זה לא יגרום לו להתאפס. אולי בעוד חודש, אבל כרגע זה באמת לא יקדם אתכם.

עם שאר הטיפוסים, כנראה שאפשר לדבר. ושוב, השיחה צריכה להיות מותאמת אישית לכל עובדת ועובד על פי איך שהם מגיבים למצב, כדי לדעת באיזה רגישות לנקוט, ובהתאם לתמונת המצב האמיתית של הפרודוקטיביות שלהם.


אז, השלב הראשון הוא לעשות הערכת מצב פר עובד. לא צריך לקפוץ למסקנות, בטח לא להחליט את כולם יחד. יש כאלה שיכול להיות שהם לגמרי רגילים. לזרוק אמירות קולקטיביות של "חבר'ה, מצטער, אתם חייבים להתאפס, אין לנו ברירה", לכל הצוות, כשאתם זורקים אותם גם לאנשים שעושים מאמצים כבדים כדי שזה לא יהיה ככה, יכול לעשות לכם רק נזק. אלה שהתאמצו כדי להצליח לעבוד עכשיו, למרות שזה קשה, הם ירגישו "היי, המנהל שלנו חושב שכולם ככה, אז חבל שאני בכלל מתאמץ. אולי גם אני אוריד הילוך". אז נתחיל דווקא רגע מאלו, אלו שעושים מעל ומעבר כדי לקיים שגרת חירום, אלה שאתם רואים שזה קשה, הם עומדים במשימות שלהם, וגם אם הדדליינים מתאחרים מעט, בואו, בדרך כלל הדדליינים מתאחרים גם בשגרה, אז אף פעם לא כולם עמדו בזמנים נכון? גם עם העובדים האלה שווה לעשות שיחה קצרצרה. התוכן שלה הוא דווקא ממש נעים, זה פידבק חיובי. "היי, אילה, שתדעי לך, זה לא עובר לידי. אפילו שהתקופה הזאת כזו קשוחה, את מצליחה לתפקד, ואני בטוח שזה דורש ממך מאמצים גדולים, אני רואה אותך". שיחה קצרה לא הודעה, תשקיעו בהם את השתי דקות טלפון או זום, אתם תעשו להם את היום ואת השבוע, ועל הדרך אתם תזריקו להם עוד קצת מוטיבציה.

ועכשיו לשאר, אלה שצריכים קצת להתאפס. אלה שהפרודקטיביות שלהם ירדה בחצי או בשני שליש, ואתם באמת ובתמים מרגישים שהם יכולים לעשות קצת יותר או הרבה יותר. לא כי צריך או כי נדרש, אלא כי אתם באמת מאמינים שהם יכולים בהינתן איך שהם לוקחים את התקופה הזאת. אוקיי, איך אתם מתכוננים לשיחה הזאת?


כמו שמתכוננים לכל שיחת פידבק טובה, אתם רוצים להכין לכם נקודה אחת או שתיים ספציפית קונקרטית שסביבה תוכלו לנהל דיון ענייני. לדוגמה, הכי קל, תחשבו על משימה ספציפית שתקועה הרבה יותר זמן ממה שהייתה אמורה לקחת. זה תמיד נכון לפידבקים, אבל בטח לתקופה הנוכחית אתם לא תרצו לצאת בהצהרות כלליות כמו "שמתי לב שאת זורקת לאחרונה" כי זה מה שיגרום להם לקורבניות ולמגננה מידיים. הם יגידו, או לא יגידו אבל יחשבו, "תגיד מר מנהל, אתה לא חושב שאתה חצוף? אתה לא רואה מה עובר על המדינה? אתה יודע שאני מכירה מישהו שמכיר מישהו שמכיר מישהו שהיה במסיבה ההיא?" הבנתם למה אני מתכוון.

אז אנחנו לא רוצים חס וחלילה להגיע למקומות האלה, אלא לדבר על משהו ספציפי וענייני.

ודרך זה, להדגים את העובדה שיש גבול למה שאנחנו מוכנים לספוג.


אז המשפט הפותח של השיחה יכול להישמע ככה, למשל, "היי, איך אתה? רציתי לשמוע שאתה בסדר." ואז לעשות הפסקה ולהמתין לתשובה. באמת להמתין לתשובה, בצורה אותנטית. זה אחלה הזדמנות גם לשמוע איך הבן אדם. אם יש משהו סופר רגיש שלא ידעתם עליו, אולי עכשיו תגלו אותו. ועוד, יש לכם זמן לעשות אחורה פנה ולמנוע את חוסר הרגישות. אבל כנראה שתשמעו משהו כמו, "וואי, אתה יודע, קשוח עכשיו, תקופה מסובכת. אני כל הזמן בחדשות." ואז, אחרי שהקשבתם, תמשיכו. "תודה שאתה משתף. כן, זו תקופה מסובכת גם אצלי". ואז אפילו אפשר לשתף משהו אישי אם יש אצלכם, כי תמיד כדאי להיות אותנטיים ופגיעים. זה אחלה הזדמנות כדי להתקרב אליהם קצת. נמשיך. "אבל, למרות שקשה לי ואני בטוח שגם לך קשה, אתה בטח יודע שיש לצוות שלנו ולארגון שלנו מחויבויות. מחויבויות למחלקות אחרות, ללקוחות, אפילו לעצמנו כעסק. אתה בטח יודע שהתקופה הזו קשה כלכלית לכל העסקים. ואנחנו חייבים להמשיך לתפקד. אז, רציתי לדבר איתך על המשימה שדיברנו עליה ביום שני האחרון.

עבר מאז שבוע, וזה לא התקדם יותר מדי. מה היינו יכולים לעשות? איך היינו יכולים לחזור לקצב קצת יותר גבוה, כדי שנקדם את המחויבויות שלנו לצוות, לארגון? מה אתה אומר?" שימו לב. זה לא נעים לומר משהו כזה בתקופה כזו. אבל אסור לזלזל באינטליגנציה של העובדים שלנו, הם ילדים גדולים. הם מבינים שהעסק לא יוכל לשרוד אם העובדים שלו, רק יהיו בחדשות. הם יודעים שהמדינה לא עושה יותר מדי כדי להציל את העסקים, אז אין מה לבנות על זה.


הפורמט הזה, שבו אתם קודם כל אמפתים למצב שלו, על אמת, ורק אחרי זה מדברים על פרודוקטיביות ומשימות, וגם, לא באופן כללי או מאשים, אלא על משימה ספציפית, שהיא המנוף שלכם לדבר על פרודוקטיביות בצורה כללית, זה פורמט מספיק רגיש. לעובדים יש אחריות, והם צריכים לעמוד בה. הם צריכים לדעת שלמרות שאתם מנהלים, אני מקווה לפחות רגישים, ונתתם להם זמן לצאת מההלם, עכשיו הגיע הזמן לשים גבולות, ולנסות להחזיר אותם לאט לאט לשגרה, גם אם זו שגרת חירום.


סיימנו את זה בשאלה, אנחנו שאלנו אותו, איך אתה חושב לדעתך שנוכל להתקדם ולהגביר קצת את הקצב? אבל לא בטוח שלעובד מולכם תהיה תשובה יותר מדי מתוחכמת. סיכוי סביר שהוא או ינסה לספר לכם שבעצם הכל מתקדם, ורק לא הייתם מודעים לכך, ואולי הוא צודק, הלוואי, אבל אולי לא, או שהוא יגיד משהו כמו, "בטח, בטח, אני חייב להתאפס על עצמי", שזה גם טוב לשמוע, אבל זו עדיין לא תוכנית. אז אלא אם לעובד היה רעיון לתוכנית מפורטת, כדאי שאתם תבואו עם אחת.


תנסו לבלוע את העובדה שעד עכשיו הוא לא התקדם במשימה, ותאפסו בראש שלכם את השעון ותתחילו כאילו מההתחלה. זה בשביל לא להכניס סתם כעסים. הנה מה שהיינו רוצים להשיג במשימה הזאת, תגידו לו, הנה מה שצריך, "הנה לוח זמנים שנראה לנו ריאלי, זה נראה לך גם ריאלי? יופי, מעולה, לא? אז בוא נדבר עוד יום יומיים, בוא נדבר עוד כמה ימים שוב כדי לראות האם הייתה התקדמות. יופי, נדבר ביום רביעי. ברור לך שלא היה לי נעים לעשות את השיחה הזאת, אבל כולנו, גם אתה וגם אני צריכים לחזור לתפקוד כלשהו. יש לנו אחריות למקום שאנחנו עובדים בו. וגם אם אנחנו יכולים לעשות שגרה בחירום, זה סוג של שגרה".


אוקיי, מה עושים אם עובד לא מקבל את זה בטוב? התנגדות מהצד השני זה משהו שאפשר להריח עוד מתחילת השיחה. תנסו לשים לב לדברים קטנים שיכולים לסמל לכם שזה לא הולך להיות קל. שילוב ידיים, או התחמקות מקשר עין, בייחוד אם זה בזום. נסו לנחש אם מדובר במצוקה, או סתם במישהו שמנחש שהוא הולך לקבל פידבק לא נעים. אם זה הראשון, תנסו לגשש קצת, יכול להיות שבאמת יש שם המצוקה, ותשקלו אם שווה לדחות את השיחה בעוד יום יומיים. שימו לב שעוד לא סיפרתם לו במה מדובר, אתם פשוט ראיתם את זה מתחילת השיחה אז משהו עובר עליו.


אבל אם זה השני, שזה רק מישהו שמנחש שהוא הולך לקבל פידבק לא נעים, יש איך להתמודד עם זה. אם ההתנגדות מגיעה, שימו לב שאתם לא הופכים גם למתגוננים. תשארו שקולים. תזכירו לעצמכם בראש את הסיבה לשיחה הזאת שאתם אחראים לעסק, כדי שלא תתקפלו. המטרה היא לא לנצח בוויכוח, המטרה היא לא להתחיל להתנצח.


אם העובד לא קיבל את זה טוב, אתם יכולים להגיד משהו כמו, "וואי, אני מרגיש התנגדות מהצד שלך וזה לגמרי מובן בגלל המצב והמתח שאנחנו נמצאים בו, המטרה שלי היא רק שאנחנו נמצא ביחד פתרון שיעזור לך לתפקד הכי טוב שאתה יכול, בהינתן המצב. פתרון שיענה על היעדים של מה שאנחנו צריכים להשיג. אז בוא נחשוב יחד, מה יגרום לזה לקרות? אתה רוצה שאני אציע?"

אם זה לא משתפר, אתם יכולים לנסות לסחוט את זה עוד קצת. אולי תגלו שיש עוד סיבה מאחורי ההתנגדות? תשאלו אותו: "תגיד, איך אתה מרגיש לגבי העומס שכבר יש עליך כרגע?"

שימו לב, לעשות את השיחה עצמה, להגיד את המילים זה לא החלק המסובך. החלק המסובך זה לשלוט באמוציות שלכם תוך כדי השיחה.


איך אתם מצד אחד לא מתנצלים או מתקפלים אחרי ההתנגדות הכי קטנה, ומצד שני אתם נשארים רגישים, לא מאשימים, לא תוקפים. אתם מדברים על העניין עצמו. יש לנו משימה, לעמוד ביעדים, ובוא נבין איך מגיעים לעשות אותה. לא מדברים על התנהגויות ולא מדברים כרגע על רגשות.


אחרי שסיימתם את השיחה, תשקיעו שתי דקות לכתוב סיכום קצר באימייל, ותשלחו את זה גם לעובד כדי שיהיה לשניכם מתועד. ככה הוא ידע שאתם רציניים ואתם מתכוונים לבדוק אותו בעוד כמה ימים.


להחזיר כך כל אחד מהעובדים בנפרד לשגרת חירום זה הרבה עבודה, כי עם כל אחד מהם צריך לעשות שיחה כזו של רבע שעה, אבל זה שווה את זה. זה העבודה שלכם. שימו לב, בשיחה ההיא אתם לא צריכים לדבר איתו על 17 המשימות שיש לו. מספיק לדבר על שיחה אחת שהכי התעכבה, הוא יבין את הרמז.


אתם מנהלים, אתם צריכים את המשאבים שלכם, ואם, שוב, מדובר בסיכוי שאין סיכוי שהוא יכול להיות פרודוקטיבי עכשיו, או שזה מקרה מאוד מאוד רגיש ואתם יודעים על מה אני מדבר, אז הם יחזרו לעבוד. זה לא יגיע אולי ל-100% שמכירים מפעם, אבל זה יוכל להשתפר משמעותית.

הדבר הבא הוא לשים אצלכם ביומן את פגישת הפולו-אפ, ולחזור אליו אחרי כמה ימים ולבדוק האם המשימה הזאת מתקדמת כמו שסיכמתם. נכון, זה קצת מיקרו-מנג'מנט. אני אישית מאוד לא מאמין בשיטה הזאת, אבל שימו לב, זה שאתם עושים פגישת פולו-אפ אחת ומדברים על משימה אחת, זה ממש לא אומר שהפכתם להיות מיקרו-מנג'ר. זה לא אומר שכל יומיים מעכשיו תבדקו מה עם המשימה. אבל בלי הפגישה הזאת, הפולו-אפ האחד, העובדים שלכם ידעו שאתם מחרטטים. פעם אחת תספיק כדי שידעו שאכפת לכם מלוחות הזמנים, ולא אמרתם את מה שאמרתם סתם. זה מאוד חשוב כדי להיות מנהיגים.


מה בקשר לישיבות צוות? האם גם שם כדאי להעביר את המסר שחוזרים לשגרה? כן.

זה לא אומר שהישיבות חוזרות להיות מה שהן היו פעם. הישיבות עדיין צריכות להיות כמו שדיברנו בפרק של "לספק אי של שפיות". ישיבות רגישות, אנחנו מאפשרים גם תגובות רגישות.

אנחנו הרבה יותר סבלנים. אבל בנוסף, אנחנו גם משדרים מסרים של שגרה. שגרת חירום, אבל שגרה. כל ישיבה אפשר להגיד משהו כמו: "תודה לכל אחד ואחת מכם שאתם לוקחים חלק כדי להחזיר את הצוות שלנו להיות פרודוקטיבי, כי זו האחריות של כולנו, לתת לארגון שלנו להיות מקום קצת יותר בטוח".


אוקיי.

בואו נסכם את הפרק הזה. אתם צריכים את העובדים שלכם בחזרה. אין ברירה.

למעט אלו שנמצאים במקום רגשי מאוד קשה, עם האחרים אפשר וצריך לדבר.

הדרך להחזיר אותם היא לעשות שיחה אישית עם כל אחד ואחד בנפרד, ושם להבהיר שאנחנו צריכים, למרות המצב, להמשיך לעמוד ביעדים שלנו, ולדבר על משימה מאוד ספציפית, ולהבין איתם איך גורמים לזה לקרות. והם יבינו מזה שאתם מציבים להם גבולות ורוצים שהם יחזרו.

זה התפקיד שלכם כמנהלים, וזה המחויבות שלכם לארגון.

גם העובדים בסופו של דבר ירוויחו מזה, כי הם יחזרו לאיזושהי שגרה של עשייה. זה יהיה עבור המקום של תקווה והצלחה בתוך המצב הנוכחי. שוב, זה המקום של אי של שפיות.


תודה שהקשבתם.

אם אתם מכירים עוד מנהלות ומנהלים, שלחו אליהם את הסדרה הזאת בוואטסאפ.

אולי זה יכול לעזור גם להם.

4 views0 comments

コメント


bottom of page